RPA, công cụ no-code và tích hợp qua API đều chuyển dữ liệu giữa các hệ thống mà không cần người ngồi làm, nhưng mỗi cách làm một kiểu. RPA bắt chước thao tác của người trên màn hình, nên dùng được với phần mềm cũ không có cửa nào khác, nhưng màn hình đổi là gãy. Công cụ no-code nối các ứng dụng đám mây phổ biến qua bộ kết nối dựng sẵn. Tích hợp API nói chuyện thẳng với hệ thống, bền nhất, nhưng cần người biết lập trình.
Luật đơn giản: có API hay bộ kết nối sẵn thì dùng nó trước, nối các ứng dụng đám mây với nhau thì dùng no-code, còn RPA để dành cho phần mềm cũ thật sự không có lối vào nào khác. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ rốt cuộc dùng cả ba, mỗi chỗ một cách.
Ba cách cho các phần mềm nói chuyện với nhau
Giả sử cần chép mọi đơn hàng online mới vào phần mềm kế toán. Người làm tay sẽ mở trang đơn, đọc tên khách, số tiền, mặt hàng, rồi gõ sang một màn hình khác. Muốn máy làm thay, có ba hướng lớn.
Hướng thứ nhất là RPA (robotic process automation, tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm). Tên có chữ robot nhưng chẳng có cánh tay máy nào cả. Đó là phần mềm điều khiển chuột và bàn phím, đọc ô trên màn hình rồi gõ sang ô khác, y như người làm. Ưu điểm lớn nhất: không cần nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ gì. Người làm được qua màn hình thì RPA thường bắt chước được.
Hướng thứ hai là công cụ quy trình no-code (không cần viết mã). Đây là các dịch vụ cho mình kéo thả từng khối để ghép chuỗi "khi chuyện này xảy ra thì làm chuyện kia", ví dụ "khi bảng đơn hàng có dòng mới, tạo khách hàng trong phần mềm quản lý khách và nhắn vào nhóm bán hàng". Chúng chạy qua các bộ kết nối mà nhà cung cấp công cụ dựng sẵn cho những ứng dụng phổ biến, nên mình không phải đụng tới phần kỹ thuật.
Hướng thứ ba là tích hợp trực tiếp qua API (giao diện lập trình ứng dụng). API là cánh cửa mà phần mềm cố ý mở ra cho phần mềm khác. Thay vì đọc màn hình, chương trình tích hợp hỏi thẳng hệ thống "cho xin đơn hàng hôm nay" và nhận về dữ liệu sạch, có cấu trúc. Các nền tảng lớn nối với nhau theo cách này, và đây là cách chắc chắn nhất, nhưng phải có người viết mã và bảo trì mã.
Đặt cạnh nhau: mỗi cách mạnh ở đâu
Không có cách nào thắng tuyệt đối. Bảng dưới so ba cách theo những điểm quan trọng nhất với doanh nghiệp nhỏ.
| Điểm so | RPA | No-code | Tích hợp API |
|---|---|---|---|
| Dùng với phần mềm cài máy đời cũ | Được, đây là thế mạnh chính | Hiếm khi | Chỉ khi phần mềm có API |
| Kỹ năng cần để dựng | Trung bình, phải thử kỹ | Thấp đến trung bình | Cần lập trình viên |
| Gãy khi giao diện đổi chỗ | Có, khá thường | Không | Không |
| Gãy khi nhà cung cấp đổi API | Không | Đôi khi, bên cung cấp thường tự sửa | Có, phải sửa mã |
| Tốc độ và khối lượng | Chậm, như một người làm nhanh | Ổn với khối lượng vừa | Nhanh, chịu khối lượng lớn |
| Chạy ở đâu | Máy tính hoặc máy chủ phải luôn bật | Trên đám mây của nhà cung cấp | Máy chủ của mình hoặc dịch vụ đám mây |
| Rủi ro ngầm chính | Hỏng im lặng sau một thay đổi giao diện nhỏ | Dữ liệu đi qua bên thứ ba | Phụ thuộc một người viết mã |
Cách tính tiền của ba hướng cũng rất khác nhau, theo số bot, theo số lượt chạy hay theo giờ công lập trình, và thay đổi thường xuyên. Hãy hỏi báo giá hiện hành trực tiếp từ nhà cung cấp, đừng tin bảng giá cũ trên mạng.
Mỗi cách thường gãy ở chỗ nào
RPA và cái nút bị dời chỗ. Phần mềm cập nhật, một ô bị dời hay một menu đổi tên, thế là bot bấm nhầm chỗ. RPA dựng cẩn thận sẽ bám vào mã định danh ổn định của từng ô thay vì toạ độ màn hình, nhưng có phần mềm cũ chẳng có gì ổn định để bám.
RPA và hộp thoại bất ngờ. Một cửa sổ bật lên kiểu "đã có bản mới" hay "phiên đăng nhập hết hạn" có thể làm bot đứng hình, vì chưa ai dạy nó gặp thế thì làm gì.
RPA và cái máy đi ngủ. Bot chạy trên máy bàn thường cần một phiên đăng nhập trên máy luôn thức. Windows tự cập nhật, cúp điện, màn hình khoá là bot dừng mà không kêu tiếng nào.
No-code và cái ô không có. Bộ kết nối chỉ đưa ra các ô thông dụng của ứng dụng, không phải tất cả. Đúng cái ô tuỳ chỉnh mà công ty mình dựa vào có khi lại không lấy được.
No-code và giới hạn lượt chạy. Nhiều gói giới hạn số lượt chạy hay số bước. Tháng đông đơn chạm trần là quy trình đứng tới kỳ thanh toán sau hoặc tới khi nâng gói.
API và phiên bản bị khai tử. Nhà cung cấp sẽ ngừng các phiên bản API cũ. Tích hợp không ai trông thì tới ngày đó là chết, thường sau mấy email cảnh báo gửi tới một người đã nghỉ việc.
API và một người viết mã duy nhất. Nếu một bạn làm tự do viết tích hợp rồi giữ mã trên laptop riêng, công ty chẳng sở hữu gì để tự sửa. Đòi mã nguồn, thông tin đăng nhập và tài liệu ngay từ ngày đầu.
Cả ba và dữ liệu bẩn. Cách nào cũng chuyển dữ liệu sai trung thành y như dữ liệu đúng. Một số điện thoại gõ nhầm từ đầu sẽ được chép đi khắp nơi, nhanh hơn trước.
Lối chọn nhanh cho từng việc
Đưa từng việc định tự động hoá qua các câu hỏi theo thứ tự này. Gặp câu "có" đầu tiên thì dừng.
- Hai ứng dụng đã có sẵn tính năng nối nhau chưa? Nhiều ứng dụng nối được với nhau chỉ bằng phần cài đặt, chẳng cần thêm công cụ. Xem trang tích hợp của cả hai bên trước.
- Bộ kết nối no-code có đủ các ô mình cần không? Thử đúng các ô đó, kể cả ô tuỳ chỉnh, bằng một bản ghi thử trước khi quyết.
- Hệ thống có API và mình có người bảo trì mã không? Nếu có, tích hợp API thường là đáp án lâu dài, nhất là khi khối lượng lớn.
- Phần mềm là đồ cũ, cài trên máy, đóng kín? Khi đó RPA là lựa chọn hợp lý. Chấp nhận rằng nó cần người canh và thỉnh thoảng phải sửa.
- Đổi quy trình có làm việc này biến mất không? Có khi câu trả lời thật thà là bỏ hẳn khâu xuất file rồi gõ lại, ví dụ cho khách điền biểu mẫu đổ thẳng vào hệ thống.
Ghi lại đã chọn cách nào và vì sao. Người tiếp theo đụng vào tự động hoá đó sẽ cảm ơn mình.
Một cách phối hợp thực tế
Một trung tâm đào tạo nhỏ nhận đăng ký qua biểu mẫu online, giữ danh sách học viên trên bảng tính đám mây, nhắc lịch học qua ứng dụng nhắn tin, và xuất phiếu thu bằng một phần mềm kế toán cài trên máy mua từ nhiều năm trước.
Biểu mẫu và bảng tính vốn đã nối sẵn với nhau, khâu này không cần công cụ nào. Một quy trình no-code theo dõi bảng tính và gửi lời nhắc qua kênh kết nối chính thức dành cho doanh nghiệp của ứng dụng nhắn tin. Phần mềm kế toán không có API, nên một con bot RPA nhỏ mở nó mỗi tối để nhập các đăng ký đã đóng tiền trong ngày, kèm một email tóm tắt gửi kế toán liệt kê từng dòng nó đã nhập.
Mỗi khâu dùng công cụ đơn giản nhất mà chạy được. Tới khi trung tâm chuyển sang phần mềm kế toán đám mây có API, chỉ cần thay mảnh RPA, những chỗ khác giữ nguyên.
Bài học thật nằm ở đó. Câu hỏi không bao giờ là "cách nào tốt nhất?" mà là "cách nào tốt nhất cho đúng mối nối này?". Hãy xét từng mắt xích riêng.
Câu hỏi thường gặp
RPA có phải là trí tuệ nhân tạo không?
RPA truyền thống không phải AI, nó làm đúng từng bước theo luật mình đặt. Một số nhà cung cấp gắn thêm tính năng AI như đọc chứng từ, nhưng phần lõi của bot vẫn chỉ làm đúng những gì được dặn.
Cho công cụ no-code truy cập dữ liệu công ty có an toàn không?
Có thể an toàn nếu chỉ cấp đúng quyền mà từng quy trình cần, dùng tài khoản công ty chứ không dùng tài khoản cá nhân, và xem nhà cung cấp lưu dữ liệu ở đâu. Mỗi năm vài lần rà các ứng dụng đã kết nối và gỡ những cái không ai dùng.
Webhook là gì?
Webhook là tin báo mà một hệ thống gửi sang hệ thống khác ngay khi có chuyện xảy ra, ví dụ có đơn mới. Nhờ vậy tự động hoá phản ứng tức thì thay vì cứ vài phút lại đi hỏi.
Một con bot RPA làm được nhiều việc không?
Được, nhưng thường là làm lần lượt, vì nó dùng một màn hình như một người. Nhiều việc dồn cùng lúc thì phải xếp hàng chờ.
Hỏi nhà cung cấp phần mềm có API không thế nào?
Hỏi xin tài liệu API, và hỏi quyền dùng API có nằm trong gói đang dùng hay phải trả thêm. Hỏi thêm họ báo trước bao lâu khi thay đổi hoặc ngừng API.
