Nhập đơn hàng từ email, tin nhắn và file PDF hoàn toàn tự động hoá được, nhưng tới đâu thì tuỳ đơn gửi về có cấu trúc tới đâu. Đơn từ biểu mẫu web hay theo mẫu cố định của nhà cung cấp có thể lấy gần như tự động hoàn toàn. Đơn khách gõ tự do trong ứng dụng nhắn tin hay gửi bằng ảnh chụp thì cần công cụ bóc dữ liệu cộng với một người soát lại trước khi số liệu đi vào phần mềm kho hay kế toán.
Bước hiệu quả nhất nhiều khi không phải công cụ thông minh hơn mà là đầu vào gọn hơn: một biểu mẫu đặt hàng đơn giản, một mẫu chuẩn cho khách quen, hay một bảng mã sản phẩm. Thêm được chút cấu trúc nào ở đầu vào là bớt được chừng đó công soát ở phía sau.
Vì sao nhập đơn hàng là đích quen thuộc để tự động hoá trước
Ở nhiều cửa hàng và công ty thương mại nhỏ tại Việt Nam, đơn hàng đổ về từ đủ mọi ngả cùng lúc: email của nhà phân phối, tin nhắn của khách quen trong ứng dụng chat, đơn đặt hàng dạng PDF của công ty, bình luận dưới bài đăng mạng xã hội, rồi cả đơn gọi điện ghi tay ra giấy. Sau đó có một người ngồi gõ lại tất cả vào bảng tính hay phần mềm bán hàng.
Gõ lại thì chậm, nhưng chuyện lớn hơn là sai. Nhầm số lượng, thiếu một số trong số điện thoại, chép nhầm giá cũ từ đơn trước là thành giao sai hàng, bị trả hàng, và những cuộc gọi khó xử. Lỗi lại hay dồn vào lúc đông đơn nhất, đúng lúc nhân viên đang vội nhất.
Định dạng đơn quan trọng hơn chọn công cụ
Nhập đơn còn dễ đo. Đếm được số đơn mỗi ngày, số phút mỗi đơn, số lỗi phát hiện về sau. Vì vậy nó là ứng viên tốt để tự động hoá, miễn là chấp nhận một sự thật: định dạng của đơn gửi về quyết định tự động được bao nhiêu, nhiều hơn hẳn chuyện chọn công cụ nào.
Nên trước khi mua gì, hãy lấy đơn thật của vài tuần và xếp theo định dạng. Bài tập đơn giản này thường cho thấy phần lớn đơn đến từ một nhúm nguồn quen, và tự động hoá đúng mấy nguồn đó mới đáng đồng tiền.
Mỗi loại đơn tự động hoá được tới đâu?
Coi đây là bản đồ tương đối. Tỉ lệ các nguồn của chính cửa hàng mình sẽ quyết định bắt đầu từ đâu.
| Nguồn đơn | Mức cấu trúc | Tự động hoá thực tế | Rủi ro chính |
|---|---|---|---|
| Biểu mẫu đặt hàng online, sàn thương mại điện tử | Cao, ô cố định | Gần như tự động hoàn toàn qua bộ kết nối hoặc API | Ô trên biểu mẫu không khớp mã sản phẩm |
| PDF của khách hoặc nhà cung cấp theo mẫu cố định | Trung bình đến cao | Bóc theo mẫu, soát nhẹ | Mẫu đổi mà không báo |
| Email cùng một bố cục | Trung bình | Bóc bằng luật hoặc AI, rồi soát | Trả lời, chuyển tiếp làm vỡ bố cục |
| PDF hay bản scan mỗi nơi một kiểu | Thấp đến trung bình | AI bóc, người soát từng đơn | Đọc nhầm số và đơn vị tính |
| Tin nhắn chat gõ tự do | Thấp | AI gợi ý, người xác nhận | Tên gọi tắt của hàng, nhiều yêu cầu trộn lẫn |
| Ảnh chụp danh sách viết tay | Rất thấp | Cùng lắm là hỗ trợ gõ | Chữ viết tay, ảnh mờ |
| Gọi điện | Không có | Không tự động; dùng một mẫu nhập chuẩn | Quên, nghe nhầm |
Để ý rằng cải thiện tốt nhất cho các nguồn kém cấu trúc thường là đẩy chúng lên phía trên bảng: mời khách quen hay nhắn tin chuyển sang dùng một biểu mẫu đặt hàng ngắn, hoặc gửi họ một mẫu đơn.
AI bóc dữ liệu làm được gì, không làm được gì
Đọc bố cục thay đổi tốt hơn công cụ cũ. AI đọc chứng từ hiện nay tìm được tên khách, danh sách hàng, tổng tiền ngay cả khi bố cục đổi, điều mà công cụ bóc theo mẫu chịu.
Hiểu được phần nào ngôn ngữ tự nhiên. Tin nhắn kiểu "như lần trước nhưng gấp đôi số thùng" có thể hiểu được một phần, dù vẫn cần đơn lần trước mới ra nghĩa.
Có thể bịa hoặc đọc sai giá trị. AI có thể đọc số 8 thành 3, lẫn đơn vị tính, hay điền vào ô trống một giá trị nghe hợp lý. Vì thế thời gian đầu đơn nào bóc ra cũng cần kiểm mức tin cậy hoặc người soát.
Không biết tên hàng theo cách của mình. Khách dùng tên gọi tắt, tên cũ, chữ viết tắt. Khớp chúng với mã sản phẩm cần một bảng tra mà mình tự cập nhật.
Lúng túng với tin nhắn trộn nhiều chuyện. Một đoạn chat vừa đặt hàng, vừa phàn nàn, vừa hỏi thanh toán sẽ làm việc bóc rối. Tách riêng các trường hợp này hoặc đánh dấu chuyển cho người.
Không nên cho nó thấy nhiều dữ liệu hơn cần thiết. Xem dịch vụ xử lý và lưu tài liệu ở đâu, và tránh gửi file nhạy cảm như ảnh căn cước qua công cụ chưa rà soát.
Tiết kiệm nhiều nhất ở phần nhàm chán. Ngay cả khi người vẫn xác nhận từng đơn, ô điền sẵn biến việc gõ thành việc soát, nhanh hơn và đỡ mệt hơn.
Lộ trình thực tế cho một cửa hàng nhỏ
Lộ trình này dành cho nơi có vài trăm đơn mỗi tháng và không có lập trình viên riêng.
- Gom và xếp đơn bốn tuần theo nguồn. Đếm mỗi kênh bao nhiêu đơn và nhập mỗi đơn mất bao lâu.
- Làm một danh mục sản phẩm sạch, có mã và các tên gọi tắt hay gặp. Danh mục này là nền cho mọi bước sau, và có ích ngay cả khi chưa tự động gì.
- Tự động hoá nguồn có cấu trúc nhất trước. Thường là biểu mẫu web hay sàn thương mại điện tử, nhiều khi đã có bộ kết nối dựng sẵn.
- Thêm khâu bóc dữ liệu cho nguồn lớn kế tiếp, có người xác nhận. Đặt các ô đã bóc ngay cạnh tài liệu gốc để người soát so trong vài giây.
- Ghi lại các lần sửa. Mỗi lần người soát sửa một ô, ghi lại sai cái gì. Lặp lại thành mẫu thì biết phải sửa đầu vào hay sửa bảng tra.
- Chỉ giảm khâu soát khi số liệu cho phép. Chuyển từ soát mọi đơn sang soát ngẫu nhiên chỉ sau một thời gian dài rất ít phải sửa, và đừng bao giờ bỏ soát với đơn giá trị lớn.
Luôn giữ một cách đơn giản để tắt tự động hoá và quay về nhập tay. Ngày công cụ trục trặc giữa đợt khuyến mãi đông khách, mình sẽ cần nó.
Những sai lầm làm hỏng dự án tự động nhập đơn
Tự động hoá trước khi dọn danh mục hàng. Trong chính hệ thống của mình mà một món hàng có ba tên, hai mã thì không công cụ nào khớp đơn của khách cho đúng được. Dọn danh mục trước.
Tin vào tài liệu trình diễn. Bên bán luôn demo trên file mẫu sạch sẽ. Hãy thử bằng những đơn thật lộn xộn nhất của tuần đông nhất, kể cả email chuyển tiếp và trả lời qua lại.
Bỏ khâu người soát quá sớm. Vài tuần chạy êm chưa chứng minh được gì. Hàng theo mùa, đợt khuyến mãi, khách mới đều mang tới những kiểu đơn mới làm việc bóc dữ liệu vấp.
Để bot tự đổi giá. Giá phải lấy từ bảng giá của mình, không phải từ con số khách gõ. Chênh lệch thì đánh dấu cho người xem, đừng tự nhận.
Không bắt đơn trùng. Khách hay nhắn đơn qua chat rồi gửi thêm email "cho chắc". Không kiểm trùng là giao hai lần.
Không giữ lại tin nhắn gốc. Đơn nào nhập vào cũng nên gắn đường dẫn về email, file hay đoạn chat gốc, để khi có tranh cãi thì kiểm lại trong vài giây.
Quên mất cuối chuỗi. Đơn vào nhanh hơn mà khâu đóng gói, giao hàng vẫn như cũ thì điểm nghẽn chỉ dời xuống kho. Nhìn cả dòng chảy, đừng nhìn một khâu.
Câu hỏi thường gặp
AI có đọc được danh sách đặt hàng viết tay không?
Chữ viết tay gọn gàng thì đọc tương đối được, nhưng số lượng và tên hàng hay bị đọc sai. Chỉ nên dùng để điền sẵn, luôn có người xác nhận.
Nối ứng dụng chat với công cụ tự động hoá có an toàn không?
Hãy dùng tài khoản doanh nghiệp chính thức và bộ kết nối mà ứng dụng cung cấp, tránh công cụ đòi đăng nhập tài khoản cá nhân. Cách không chính thức có thể gãy bất ngờ và đặt tài khoản vào rủi ro.
"Người trong vòng lặp" là gì?
Nghĩa là có người xem hoặc duyệt kết quả của máy trước khi nó có hiệu lực. Với nhập đơn, người xác nhận các ô đã bóc rồi đơn mới vào hệ thống.
Có phải đổi phần mềm bán hàng mới tự động được không?
Không nhất thiết. Xem phần mềm hiện tại có nhập được từ file, có API hay bộ kết nối không. Nếu không, một bot RPA nhỏ có thể nhập qua màn hình làm cầu nối tạm.
Khách cứ đặt hàng bằng tin nhắn thoại thì sao?
Chuyển giọng nói thành chữ có giúp được, nhưng giọng vùng miền và tên gọi tắt dễ gây sai. Nhẹ nhàng mời khách dùng một biểu mẫu đặt hàng ngắn, kèm lý do như giao nhanh hơn, thường hiệu quả hơn.
