Với công ty từ mười tới năm mươi người, chuyển đổi số làm cho thật thường mất khoảng một năm và đi theo thứ tự đơn giản: ba tháng đầu làm nền (tài khoản, bảo mật, tài liệu dùng chung, danh sách vấn đề rõ ràng), sáu tháng tiếp theo đưa từng hệ thống chính vào, ba tháng cuối nối dữ liệu và rà xem cái gì đã thật sự thay đổi. Mục tiêu không phải mua thật nhiều công cụ, mà là làm cho vài quy trình hằng ngày nhanh hơn, chắc hơn và bớt phụ thuộc vào một người duy nhất.
Chuyển đổi số nghĩa là gì với một công ty nhỏ
Cụm từ "chuyển đổi số" nghe to tát, và bên bán phần mềm hay dùng nó để chào những gói lớn. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nó mang nghĩa khiêm tốn và cụ thể hơn nhiều: những việc trước nay nằm trong sổ tay, trong trí nhớ và trong mấy file rời rạc được dời vào các hệ thống dùng chung, để công ty nhìn rõ chính mình và vẫn chạy được khi một người chủ chốt vắng mặt.
Chỉ vậy thôi. Nó không đòi hỏi phải có trí tuệ nhân tạo, app di động hay màn hình lớn treo giữa văn phòng. Những thứ đó có thể đến sau. Một cửa hàng chuyển từ ghi đơn bằng giấy sang một phần mềm bán hàng đơn giản, giữ thông tin khách ở một chỗ, có số tồn kho đáng tin, là đã chuyển đổi nhiều hơn một công ty mua năm công cụ mà không ai dùng.
Nó cũng không phải dự án làm một lần là xong. Công nghệ đổi, nhân sự đổi, chính việc kinh doanh cũng đổi. Một cuộc chuyển đổi tốt để lại thói quen nhiều không kém phần mềm: dữ liệu nhập một lần ở một nơi, tài khoản đứng tên công ty, quyết định dựa trên con số mọi người tin.
Và trước khi là dự án công nghệ, nó là dự án kinh doanh. Câu hỏi quan trọng nhất là công việc chảy qua công ty ra sao, ai quyết, và vấn đề nào hiện đang tốn kém nhất. Công nghệ chỉ trả lời được khi đã có người đặt câu hỏi cho rõ.
Bắt đầu từ vấn đề chứ không từ công cụ: một ví dụ
Hình dung một công ty phân phối thuỷ sản ở miền Tây, khoảng hai mươi lăm người, hai kho lạnh và mấy chiếc xe tải nhỏ đi giao. Đơn về qua điện thoại và tin nhắn, một bạn nhân viên chép vào Excel, tài xế cầm danh sách in sẵn, còn công nợ do em gái chủ công ty theo dõi trong một file riêng. Mọi thứ vẫn chạy, đại khái vậy.
Khi chủ công ty quyết "lên số", phản xạ đầu tiên là đặt làm một app riêng cho khách tự đặt hàng. Điểm xuất phát tốt hơn là dành một tuần ghi lại mọi chuyện trục trặc. Danh sách cho thấy nhiều điều: đơn rơi mất giữa tin nhắn và file Excel, tài xế giao sai số lượng, cãi nhau về công nợ vì không ai chỉ ra được khoản tiền khách trả là cho chuyến hàng nào, và chỉ mỗi em gái chủ biết số dư thật.
Không vấn đề nào cần tới app riêng. Cái cần là một chỗ ghi đơn đúng một lần, một bước xác nhận giao hàng, và công nợ gắn với từng chuyến giao. Phần mềm bán hàng và quản lý kho làm sẵn lo được phần lớn. App đặt hàng cho khách có thể hợp lý về sau, khi bộ phận phía sau đã đủ sức xử lý số đơn nó mang lại.
Đây là cách đáng học: ghi ra các vấn đề, bên cạnh mỗi vấn đề ước lượng thiệt hại bằng thời gian, tiền bạc hay khách hàng mất đi, rồi bắt đầu từ vấn đề tốn kém nhất mà công cụ làm sẵn giải quyết được.
Lộ trình 12 tháng nhìn nhanh
Thời gian chỉ để tham khảo. Công ty rất nhỏ có thể đi nhanh hơn; công ty nhiều chi nhánh có thể cần lâu hơn ở giai đoạn giữa.
| Tháng | Trọng tâm | Kết quả cụ thể | Người cầm chính |
|---|---|---|---|
| 1 | Bắt bệnh | Danh sách vấn đề kèm ước lượng thiệt hại; bản kê công cụ và file đang dùng | Chủ doanh nghiệp và một người điều phối |
| 2 | Giữ chắc phần nền | Tài khoản đứng tên công ty, xác thực hai lớp, trình quản lý mật khẩu, lịch sao lưu | Người điều phối, có người kỹ thuật hỗ trợ |
| 3 | Làm việc chung | Email, lịch, tài liệu dùng chung trên một không gian đám mây, thư mục và phân quyền rõ ràng | Người điều phối |
| 4–6 | Hệ thống chính thứ nhất | Chọn, dùng thử, triển khai phần mềm bán hàng hoặc quản lý đơn; đóng cách làm cũ | Trưởng bộ phận bán hàng hoặc vận hành |
| 7–9 | Hệ thống chính thứ hai | Kho, kết nối kế toán hoặc hồ sơ khách hàng, tuỳ danh sách vấn đề | Trưởng nhóm liên quan |
| 10–11 | Nối và dọn dữ liệu | Dữ liệu chạy giữa các hệ thống; bỏ trùng lặp; báo cáo tháng đơn giản | Người điều phối và kế toán |
| 12 | Rà soát | So trước và sau; danh sách ưu tiên cho năm tới | Chủ doanh nghiệp |
Để ý rằng cả năm chỉ có hai hệ thống chính. Muốn đổi mọi thứ cùng lúc là lý do phổ biến nhất khiến công ty nhỏ kết thúc năm với một mớ công cụ dùng dở dang.
Ba tháng đầu, từng bước một
Phần nền chẳng có gì hào nhoáng, nên hay bị bỏ qua. Bỏ qua thì mọi bước sau đều rủi ro hơn.
- Cử một người điều phối. Một người, tốt nhất từ phía vận hành chứ không nhất thiết là dân IT, mỗi tuần dành vài giờ theo dõi kế hoạch. Không có người đứng tên, tới tháng thứ hai kế hoạch sẽ khựng.
- Lập danh sách vấn đề. Nhờ mỗi bộ phận ghi lại trong hai tuần mọi lần công việc bị chậm, phải làm lại hay bị cãi nhau. Gom nhóm và ước lượng mỗi vấn đề tốn bao nhiêu.
- Kê ra những gì đang có. Mọi phần mềm đang thuê, mọi file Excel quan trọng, mọi tài khoản và ai đang giữ mật khẩu.
- Chuyển tài khoản về tên công ty. Tài khoản quản trị, tên miền, trang mạng xã hội, gói phần mềm phải đứng bằng email công ty, không phải email cá nhân.
- Bật xác thực hai lớp cho mọi thứ. Bắt đầu từ email và ngân hàng, rồi tới từng hệ thống nghiệp vụ. Dùng thêm trình quản lý mật khẩu để mọi người thôi xài một mật khẩu cho mọi chỗ.
- Lập lịch sao lưu. Quyết định sao lưu cái gì, bao lâu một lần, để ở đâu, và thử khôi phục một lần cho chắc.
- Gom tài liệu dùng chung. Một không gian đám mây, cây thư mục đơn giản thống nhất với các bộ phận, phân quyền theo bộ phận.
- Chọn hệ thống chính đầu tiên. Lấy vấn đề tốn kém nhất trong danh sách mà phần mềm làm sẵn giải quyết được, lên kế hoạch chọn phần mềm cho tháng thứ tư.
Tháng thứ tư tới thứ chín: từng hệ thống một
Giữa năm là lúc thay đổi lộ rõ nhất. Mỗi hệ thống chính đi theo cùng một vòng: chọn, dùng thử bằng dữ liệu thật, triển khai với một nhóm nhỏ, đóng cách làm cũ, rồi ổn định. Riêng khâu chọn, những điều cần kiểm như dùng thử thật, xuất được dữ liệu, chi phí cả năm, đường lui đã được nói kỹ trong bài về chọn phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ.
Thường thì hệ thống đầu tiên đặt ở chỗ tiền đi vào công ty: đơn hàng, bán hàng hoặc lịch hẹn. Làm đúng chỗ này thì có số doanh thu đáng tin, thứ mà mọi phần khác đều dựa vào. Hệ thống thứ hai đi theo danh sách vấn đề, thường là kho với doanh nghiệp thương mại, hồ sơ khách hàng với doanh nghiệp dịch vụ.
Đừng xem nhẹ chuyện rời bỏ Excel. Bài viết về dấu hiệu doanh nghiệp đã vượt sức bảng tính giải thích vì sao dọn dữ liệu trước khi chuyển quan trọng hơn cả phần mềm được chọn. Mỗi hệ thống nên dành ít nhất vài tuần cho khâu dọn này.
Để một khoảng nghỉ giữa hai hệ thống. Nhân viên cần thời gian thấm một thay đổi rồi mới đón thay đổi kế tiếp. Một tháng ổn định, rà lại hằng tuần và sửa lặt vặt, giúp lần triển khai thứ hai khỏi đổ sập lên lần thứ nhất. Những lý do nhân viên lặng lẽ quay về cách cũ được phân tích trong bài vì sao nhân viên bỏ phần mềm mới.
Tới tháng thứ chín, công ty phải trả lời được những câu cơ bản như doanh số tháng này theo từng khách, tồn kho hiện tại theo từng mặt hàng, bằng hệ thống chứ không bằng trí nhớ của ai đó.
Tháng mười tới tháng mười hai: nối, dọn và rà soát
Khi hai hệ thống chính đã chạy, phần lợi tiếp theo đến từ việc cho chúng nói chuyện với nhau. Đơn hàng tự sinh hoá đơn không phải gõ lại, giao hàng xong tự trừ kho, khách trả tiền là công nợ tự khép. Nhiều phần mềm làm sẵn có kết nối chuẩn cho việc này; dùng những kết nối đó trước khi tính chuyện trả tiền viết riêng.
Nối hệ thống là lúc những chỗ không khớp lòi ra. Một khách có hai tên, một mặt hàng mang mã khác nhau bên bán hàng và bên kho. Dành thời gian dọn, và thống nhất hệ thống nào là "gốc" cho từng loại dữ liệu, ví dụ bán hàng giữ gốc thông tin khách, kho giữ gốc thông tin mặt hàng.
Sau đó dựng một bộ báo cáo tháng nhỏ, trả lời đúng những câu chủ doanh nghiệp hay hỏi. Ba bốn con số đáng tin được xem mỗi tháng có giá trị hơn một bảng điều khiển bốn mươi biểu đồ mà chẳng ai tin.
Khép năm bằng một buổi rà soát thẳng thắn. Lấy lại danh sách vấn đề ban đầu, đánh dấu cái gì đã khá lên, cái gì chưa, và vấn đề mới nào vừa xuất hiện. Danh sách đó thành kế hoạch năm sau, và chính thói quen rà soát là một trong những thứ quý nhất mà năm đầu để lại.
Ngân sách cần tính những gì
Phí thuê bao đủ một năm. Theo người dùng, theo chi nhánh, gồm cả gói thêm sẽ cần, không chỉ giá khởi điểm.
Cài đặt và cấu hình. Một số bên tính phí cài đặt ban đầu hoặc bắt phải qua đối tác của họ.
Dọn và chuyển dữ liệu. Giờ công nhân viên hoặc thuê người để làm sạch, khớp cột, nhập dữ liệu cũ.
Thời gian đào tạo. Giờ công của nhân viên, cộng thêm giai đoạn làm chậm hơn trong lúc học.
Thiết bị và đường truyền. Máy tính bảng cho kho, đường internet dự phòng, thay những máy quá chậm với ứng dụng web hiện nay.
Bảo mật cơ bản. Trình quản lý mật khẩu, chỗ lưu bản sao lưu, có thể thêm vài giờ chuyên gia rà soát.
Khoản dự phòng. Luôn có việc kéo dài hơn dự tính. Giữ sẵn một khoản để khỏi phải cắt đào tạo hay cắt khâu dọn dữ liệu.
Thời gian của người điều phối. Vài giờ mỗi tuần suốt một năm là chi phí thật; tính vào khối lượng công việc và thu nhập của người đó.
Những sai lầm làm phí cả năm
Mua trước, bắt bệnh sau. Chọn công cụ từ hội chợ hay quảng cáo trước khi kê ra vấn đề thì dễ mua phải phần mềm giải quyết vấn đề của người khác.
Mở màn bằng app viết riêng. Viết riêng là phương án đắt và rủi ro nhất, hiếm khi cần trước khi các quy trình chuẩn đã được số hoá.
Đổi mọi thứ cùng lúc. Mấy lần triển khai trong cùng một tháng làm nhân viên ngợp và không ai biết cái gì đang chạy tốt.
Để ngỏ cách làm cũ. Sổ giấy hay file cũ vẫn được tính thì phần mềm mới không bao giờ được dùng trọn, dữ liệu mãi bị chia đôi.
Giao trọn kế hoạch cho bên bán. Bên bán hiểu sản phẩm của họ, không hiểu thứ tự ưu tiên của mình. Quyền cầm lái phải nằm trong công ty.
Lơ là bảo mật tới khi có sự cố. Một hộp email bị chiếm có thể xoá công sức nhiều tháng và làm lộ dữ liệu khách hàng.
Đo thành công bằng số công cụ đã mua. Thước đo là số giờ tiết kiệm, số lỗi tránh được, số câu hỏi trả lời được, không phải số gói thuê bao.
Quên mất con người. Đào tạo và giải thích lý do thay đổi là một phần của dự án, không phải việc làm thêm khi rảnh.
Bê nguyên kế hoạch của tập đoàn lớn. Chương trình chuyển đổi của công ty lớn mặc định có đội chuyên trách và ngân sách dài hơi. Công ty hai mươi người cần ít bước hơn, làm cho tới nơi, và chủ doanh nghiệp phải sát sao.
Khi nào nên mời chuyên gia, và mời ai
Phần lớn lộ trình này một người trong công ty có năng lực tự chạy được. Chuyên gia đáng tiền ở những thời điểm cụ thể. Một người tư vấn công nghệ hay một đối tác IT có kinh nghiệm hữu ích khi nhiều chi nhánh phải dùng chung dữ liệu, khi các hệ thống cần nối với nhau bằng phần kết nối viết riêng, hoặc khi danh sách vấn đề chỉ ra một quy trình đặc thù mà phần mềm phổ thông không lo được.
Một chuyên gia bảo mật đáng mời vài giờ khi công ty giữ dữ liệu khách hàng nhạy cảm, sau bất kỳ nghi ngờ bị xâm nhập nào, hoặc trước khi nối hệ thống với dịch vụ thanh toán, ngân hàng. Một buổi rà ngắn tài khoản, phân quyền và sao lưu thường tìm ra những lỗ hổng mà người trong nhà đã quen mắt không thấy nữa.
Kế toán phải được kéo vào mỗi khi hệ thống bán hàng, kho hay hoá đơn thay đổi, vì những thứ này đổ thẳng vào báo cáo thuế và nghĩa vụ hoá đơn điện tử. Quy định ở mảng này hay thay đổi, nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế về yêu cầu hiện hành, đừng dựa vào phần tóm tắt của bên bán phần mềm.
Luật sư đáng hỏi với những hợp đồng phần mềm lớn, với điều khoản sở hữu dữ liệu và chấm dứt hợp đồng, và với nghĩa vụ liên quan dữ liệu cá nhân. Đây là những chỗ mà một khoản phí nhỏ trước khi ký tránh được khoản lớn về sau.
Thuê bất kỳ ai tư vấn, hãy hỏi họ có nhận hoa hồng từ sản phẩm họ giới thiệu không. Nhận hoa hồng không hẳn là sai, nhưng phải biết thì mới đánh giá đúng lời khuyên.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ nên chi bao nhiêu cho chuyển đổi số?
Không có tỷ lệ cố định nào hợp với mọi doanh nghiệp. Hãy đi từ danh sách vấn đề: ước lượng mỗi vấn đề đang tốn bao nhiêu, chi tương xứng với phần tiết kiệm có thể đạt thật, và giữ một khoản dự phòng cho chậm trễ.
Không có phòng IT thì có chuyển đổi số được không?
Được. Phần lớn công ty nhỏ làm bằng một người điều phối hiểu vận hành, phần mềm đám mây làm sẵn và thỉnh thoảng thuê chuyên gia. Điều không bỏ được là phải có một người đứng ra cầm kế hoạch.
Năm đầu có nên đưa AI vào không?
Chỉ nên dùng ở mức nhỏ, ít rủi ro, như soạn nháp trả lời hay tóm tắt tài liệu, kèm luật dữ liệu rõ ràng. AI phát huy tốt nhất khi dữ liệu và quy trình đã gọn gàng, mà đó chính là thứ năm đầu xây nên.
Nếu chính chủ doanh nghiệp là điểm nghẽn thì sao?
Chuyện này rất thường gặp: nhiều quyết định và mật khẩu nằm trong tay chủ. Một phần của lộ trình là cố ý dời hiểu biết và quyền truy cập vào hệ thống chung, để công ty vẫn chạy khi chủ vắng mặt, và điều đó cũng làm công ty có giá trị hơn.
Đo thế nào để biết một năm đó có đáng?
So danh sách vấn đề ban đầu với tình hình ở tháng thứ mười hai: số giờ đối chiếu sổ sách, số lỗi phát hiện, số lần tranh cãi với khách, thời gian trả lời những câu hỏi cơ bản. Nếu các vấn đề tốn kém nhất đã co lại, năm đó đã đáng.
