Việc văn phòng nên tự động hoá đầu tiên là việc nhàm chán, lặp lại thường xuyên, có luật rõ ràng và nếu lỡ sai thì cái giá không lớn: việc ai đó làm mỗi ngày hoặc mỗi tuần, theo đúng các bước cũ, với dữ liệu đầu vào lúc nào cũng cùng một dạng. Chép thông tin đơn hàng vào bảng tính, đổi tên và cất hồ sơ scan vào đúng thư mục, gửi email nhắc lịch theo mẫu là những ứng viên tốt. Duyệt chi tiền hay trả lời khách đang bực thì chưa.
Chọn một việc, chấm điểm nó thật thà theo vài tiêu chí đơn giản, tự động hoá rồi cho chạy có người canh trong một tháng. Mục tiêu của dự án đầu tiên không phải là tiết kiệm nhiều giờ nhất. Mục tiêu là chứng minh tự động hoá chạy được trong văn phòng mình mà không đẻ thêm rắc rối, để mọi người tin vào dự án thứ hai.
Vì sao dự án tự động hoá đầu tiên quyết định tất cả
Phần lớn công ty nhỏ thất bại với tự động hoá không phải vì công cụ dở, mà vì chọn sai dự án đầu tiên. Có người xem một buổi giới thiệu, thấy hay, rồi lao vào tự động hoá đúng quy trình khổ nhất công ty, thường là kiểu đối chiếu số liệu cuối tháng đi qua năm người, ba phần mềm và cả đống trường hợp ngoại lệ. Ba tháng sau con bot chạy được hôm thứ Ba, gãy hôm thứ Sáu, và cả phòng không ai muốn nghe chữ "tự động hoá" thêm lần nào nữa.
Dự án đầu tiên có nhiệm vụ khác hẳn các dự án sau. Nó phải dạy cả đội tự động hoá chạy ngoài đời ra sao: dữ liệu lấy từ đâu, thiếu một ô thì chuyện gì xảy ra, báo lỗi gửi cho ai, sửa một thay đổi nhỏ mất bao lâu. Học những bài này trên một việc đơn giản thì rẻ, học trên một quy trình rối thì rất đắt.
Còn chuyện lòng tin. Nhân viên thường lo thầm rằng tự động hoá nghĩa là bớt người. Con bot đầu tiên mà chạy lung tung thì càng khẳng định nỗi lo đó: sếp chạy theo phong trào. Ngược lại, nếu con bot đầu tiên lặng lẽ gỡ đi một việc vặt khó chịu khỏi buổi chiều của ai đó, và chính người đó đi khoe với đồng nghiệp, thì dự án thứ hai sẽ có người xung phong thay vì người né.
Vì vậy câu hỏi đúng không phải "việc gì tiết kiệm nhiều giờ nhất?" mà là "việc gì mình tự động hoá được gọn, nhanh và an toàn, để cả đội học nghề?". Giờ tiết kiệm sẽ đến sau, khi mọi người đã biết chọn, dựng và bảo trì tự động hoá mà không ầm ĩ.
Bảy dấu hiệu một việc đã sẵn sàng để tự động hoá
Việc lặp lại thường xuyên. Việc hằng ngày, hằng tuần hoàn vốn nhanh hơn, và khi hỏng thì thấy ngay. Việc làm bốn lần một năm thì dễ quên, bot hỏng giữa hai lần chạy cũng không ai biết.
Các bước viết được thành luật. Nếu viết được "khi X tới thì làm Y, rồi làm Z" mà không cần chữ "tuỳ trường hợp", máy gần như chắc chắn làm theo được. Còn phải "cân nhắc" là dấu hiệu nên dừng.
Dữ liệu đầu vào cùng một dạng. File xuất từ cùng một phần mềm, email theo mẫu cố định của nhà cung cấp, biểu mẫu có ô cố định. Tin nhắn gõ tự do hay ảnh chụp giấy viết tay thì khó hơn nhiều.
Sai thì rẻ và dễ phát hiện. Một file PDF cất nhầm thư mục thì kéo lại được. Một lệnh chuyển khoản nhầm thì không dễ đòi về. Hãy bắt đầu ở chỗ lỗi còn sửa được.
Hiện có đúng một người phụ trách. Việc nằm trong tay một nhân viên thì có một người biết hết các ngóc ngách và kiểm được kết quả của bot. Việc "ai rảnh thì làm" thì không có ai để hỏi.
Phần mềm liên quan sắp tới không đổi. Tự động hoá màn hình của phần mềm mà quý sau định thay là công cốc. Hỏi trước xem có gì sắp đổi rồi hẵng làm.
Mọi người thật sự ghét làm việc đó. Việc vặt ai cũng ngán sẽ cho mình một người thử nhiệt tình và một "fan" ngay lập tức. Tự động hoá việc người ta thích làm, hoặc việc người ta dùng để trông có vẻ bận, sẽ gặp va chạm.
Quy trình thủ công hiện đã chạy ổn. Tự động hoá chỉ sao chép quy trình chứ không sửa quy trình. Cách làm tay đang lộn xộn thì dọn trước, không thì chỉ là làm lộn xộn nhanh hơn.
Bảng chấm điểm đơn giản dùng được ngay tuần này
Liệt kê mười việc lặp lại của nhóm, rồi chấm mỗi việc từ 1 (kém) đến 3 (tốt) theo các tiêu chí dưới đây. Việc có tổng điểm cao nhất thường là dự án đầu tiên. Nên ngồi chấm cùng chính người đang làm việc đó, đừng chỉ để quản lý chấm.
| Tiêu chí | Điểm 1 | Điểm 3 |
|---|---|---|
| Tần suất | Vài lần một năm | Mỗi ngày hoặc mỗi tuần |
| Luật rõ ràng | Cần phán đoán, nhiều ngoại lệ | Lần nào cũng đúng các bước đó |
| Dạng dữ liệu vào | Tin nhắn tự do, ảnh chụp, gọi điện | File xuất, biểu mẫu, mẫu cố định |
| Cái giá khi sai | Tiền ra khỏi công ty, khách bị ảnh hưởng | File nội bộ, sửa lại dễ |
| Độ ổn định phần mềm | Phần mềm đang thay hoặc làm lại | Dùng tiếp ít nhất một năm nữa |
| Có người nắm việc | Không ai nắm trọn quy trình | Có một người nắm và chịu thử |
| Thái độ của nhóm | Mọi người lo lắng hoặc giữ khư khư | Mọi người mong bỏ được việc này |
Đừng cộng số giờ trước. Số giờ quan trọng, nhưng việc có luật rõ, rủi ro thấp sẽ tiết kiệm thời gian đều đặn; còn việc tốn nhiều giờ mà điểm thấp thì tính cả công sửa vào, nhiều khi chẳng tiết kiệm được gì.
Những việc trông dễ nhưng nên để sau
Mọi thứ làm tiền chảy ra ngoài. Chạy lệnh thanh toán, hoàn tiền, chuyển lương vẫn nên giữ một bước người duyệt, kể cả khi đã tự động hoá. Để bot chuẩn bị sẵn, để người bấm nút cuối.
Trả lời khách đang bực. Câu trả lời theo mẫu cho khiếu nại thường làm khách bực thêm. Tự động hoá khâu phân loại, chuyển đúng người, còn câu chữ để nhân viên viết.
Quy trình đi qua nhiều phòng ban. Mỗi phòng thêm một kiểu ngoại lệ. Làm gọn trong một nhóm trước, chạy ổn rồi mới mở rộng.
Việc dựa trên chữ viết tay hoặc ảnh chụp. Nhận dạng chữ đã tiến bộ nhiều, nhưng đầu vào lộn xộn vẫn cần người soát. Làm sau thì được, đừng chọn làm bài học đầu.
Việc phụ thuộc trang web không phải của mình. Bot bấm qua cổng thông tin của nhà cung cấp hay cổng dịch vụ công sẽ gãy mỗi khi trang đổi giao diện, thường chẳng báo trước.
Việc dùng mật khẩu cá nhân của nhân viên. Bot mà phải đăng nhập bằng tài khoản riêng của một người mới chạy được thì dừng lại, tạo tài khoản dịch vụ riêng trước. Dùng chung mật khẩu cá nhân là lỗ hổng bảo mật.
Báo cáo hiếm nhưng hệ trọng. Báo cáo năm, hồ sơ kiểm toán làm quá thưa, tới lần sau bot đã lỗi thời. Dùng danh sách kiểm và mẫu soạn sẵn thì hợp hơn.
Ví dụ cụ thể: bản báo cáo doanh số mỗi sáng thứ Hai
Hình dung một công ty phân phối nhỏ có ba nhân viên bán hàng. Sáng thứ Hai nào chị trợ lý cũng tải file doanh số từ phần mềm kế toán, chép vào mẫu Excel, sửa lại định dạng ngày tháng, cộng tổng theo khu vực rồi gửi email tóm tắt cho giám đốc. Mất chừng hai tiếng, và chị ngán việc này tới tận cổ.
Chấm theo bảng trên thì việc này điểm cao: làm mỗi tuần, các bước không đổi, file luôn xuất từ cùng một phần mềm, còn lỡ sai thì chỉ là một con số trong email nội bộ mà kiểu gì cũng có người hỏi lại. Chị trợ lý thuộc mọi chỗ "dở chứng" của nó, ví dụ tuần nào có đơn trả hàng thì sẽ hiện thành một dòng số âm.
Nhóm dựng một tự động hoá nhỏ: lấy file xuất trong thư mục dùng chung, chuẩn hoá ngày tháng, tính tổng, soạn sẵn email. Bốn sáng thứ Hai đầu, chị vẫn soát số trước khi gửi. Hai lần chị bắt được lỗi: một lần có mã sản phẩm mới chưa gán khu vực, một lần file xuất về trễ. Lần nào sửa cũng chỉ mất vài phút, vì chị biết chính xác mình đang nhìn cái gì.
Sau một tháng, báo cáo tự gửi đi trước khi chị tới văn phòng, và sáng thứ Hai chị dành để gọi nhắc các khách hàng chậm thanh toán. Quan trọng hơn, công ty giờ đã biết cách chạy một dự án tự động hoá: cất file ở đâu, ai nhận cảnh báo, ghi lại các bước thế nào. Dự án sau, chẳng hạn nhập hoá đơn nhà cung cấp, sẽ bắt đầu từ kinh nghiệm đó chứ không phải từ con số không.
Câu hỏi thường gặp
Dự án tự động hoá đầu tiên nên mất bao lâu?
Một dự án đầu tiên tốt nên dựng xong trong vài ngày đến hai tuần, rồi chạy có người canh khoảng một tháng. Nếu riêng khâu lên kế hoạch đã mất cả tháng thì việc đó quá lớn cho lần thử đầu.
Có cần lập trình viên mới tự động hoá được việc văn phòng không?
Không phải lúc nào cũng cần. Nhiều quy trình đơn giản làm được bằng hàm bảng tính, quy tắc lọc sẵn trong email hoặc công cụ no-code. Nhưng vẫn cần một người kiên nhẫn, hiểu quy trình và chịu thử kỹ.
Có nên tự động hoá việc tốn nhiều giờ nhất không?
Chỉ nên khi việc đó cũng có luật rõ, dữ liệu vào ổn định và rủi ro thấp. Nhiều việc tốn giờ chính vì nó cần phán đoán, mà phán đoán là thứ tự động hoá làm kém.
Tự động hoá có làm nhân viên mất việc không?
Ở văn phòng nhỏ, những tự động hoá đầu tiên thường bỏ đi việc vặt chứ không bỏ vị trí, thời gian dư ra dành cho việc cần con người. Nói rõ kế hoạch và mời chính người đang làm việc đó tham gia quan trọng hơn mọi công cụ.
Quy trình thay đổi sau khi đã tự động hoá thì sao?
Thì phải cập nhật tự động hoá, vì vậy con bot nào cũng cần một người phụ trách có tên và một bản mô tả ngắn. Hãy coi thay đổi nhỏ là bảo trì thường lệ chứ không phải sự cố.
