Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, thứ tự hợp lý là: tài liệu dùng chung và email trước, rồi tới phần mềm nghiệp vụ hằng ngày như bán hàng, kế toán, kho, và để những thứ viết riêng về sau. Lên đám mây giúp bỏ được gánh nặng tự giữ máy chủ, nhưng không bỏ được trách nhiệm quản lý tài khoản, phân quyền và sao lưu. Lỡ tay xoá thư mục hay bị lộ mật khẩu vẫn là chuyện mình phải tự phòng và tự xử.
"Đám mây" thật ra thay đổi gì với một công ty nhỏ
Nói gọn, điện toán đám mây (cloud computing) là thuê sức máy, chỗ lưu trữ hoặc phần mềm làm sẵn của một nhà cung cấp và dùng qua internet, thay vì tự mua máy và tự vận hành. Với công ty nhỏ, thay đổi rõ nhất là cái máy chủ cũ kê trong góc văn phòng, quạt chạy ầm ầm, chỉ một người biết mật khẩu, không còn là trái tim của công ty nữa.
Thay đổi đó mang lại lợi ích thật. Nhân viên mở cùng một tài liệu từ văn phòng, từ kho hay ở nhà. Phần mềm được cập nhật mà không ai phải ở lại muộn. Phần cứng hỏng trong trung tâm dữ liệu là việc của nhà cung cấp, và các nhà cung cấp lớn giữ nhiều bản sao trên nhiều máy nên một ổ đĩa hỏng hiếm khi ảnh hưởng gì.
Điều không đổi là công ty vẫn phải tự quyết ai được xem gì. Một thư mục để chế độ "ai có đường link cũng xem được" trên đám mây cũng hớ hênh như cái USB bỏ quên trên bàn quán cà phê. Một nhân viên đã nghỉ mà chưa bị gỡ quyền vẫn tải được danh sách khách hàng. Nhà cung cấp giữ toà nhà, còn chìa khoá từng phòng vẫn nằm trong tay mình.
Cách chia việc này thường được gọi là mô hình trách nhiệm chia sẻ (shared responsibility model): nhà cung cấp bảo vệ hạ tầng, khách hàng bảo vệ tài khoản, dữ liệu và phần cài đặt. Phần lớn sự cố đám mây ở công ty nhỏ xảy ra ở phía khách hàng.
Sau khi lên đám mây, ai lo phần nào
Cách chia cụ thể tuỳ loại dịch vụ, nhưng với phần mềm nghiệp vụ làm sẵn và kho lưu trữ, thường là như sau.
| Hạng mục | Nhà cung cấp thường lo | Công ty mình vẫn phải lo |
|---|---|---|
| Máy chủ vật lý, trung tâm dữ liệu | Điện, làm mát, thay phần cứng | Không phải lo |
| Cập nhật phần mềm dịch vụ | Vá lỗi, ra bản mới | Thử xem thay đổi có ảnh hưởng quy trình mình không |
| Tài khoản người dùng | Hệ thống đăng nhập | Ai được cấp tài khoản, mật khẩu mạnh, xác thực hai lớp |
| Phân quyền, chia sẻ | Cung cấp các tuỳ chọn | Chọn ai xem thư mục nào, hồ sơ nào |
| Lỡ tay xoá dữ liệu | Đôi khi có thời hạn khôi phục ngắn | Phát hiện, khôi phục, tự giữ bản sao lưu độc lập |
| Nhân viên nghỉ việc | Không lo | Gỡ quyền ngay trong ngày |
| Nghĩa vụ pháp lý về dữ liệu cá nhân | Nghĩa vụ riêng của họ với tư cách bên xử lý | Nghĩa vụ của công ty với tư cách bên nắm dữ liệu |
Phần nghĩa vụ pháp lý về dữ liệu khách hàng tại Việt Nam, nên tra quy định hiện hành hoặc hỏi luật sư; bài này chỉ nói phần kỹ thuật.
Thứ tự chuyển hợp lý
Mỗi bước nên chạy ổn vài tuần rồi mới làm bước kế.
- Kê ra mình đang có gì. Tài liệu trên từng máy, ổ dùng chung, các hộp email, phần mềm kế toán, mấy file Excel đang "gánh" cả việc kinh doanh. Chưa tìm ra thì chưa chuyển được.
- Chuyển email và lịch trước. Đây là thứ chuẩn hoá cao, được hỗ trợ tốt, giúp mọi người làm quen cách làm mới mà ít rủi ro.
- Rồi tới tài liệu dùng chung. Dọn trước khi chuyển: xoá bản trùng, thống nhất cây thư mục, phân quyền theo phòng ban chứ không theo từng người.
- Bật xác thực hai lớp cho mọi người. Bật trước khi dữ liệu quan trọng lên, đừng đợi sau sự cố đầu tiên.
- Chuyển từng phần mềm nghiệp vụ một. Bán hàng hoặc kế toán trước, rồi tới kho, cứ thế. Cho cũ và mới chạy song song một thời gian ngắn rồi đối chiếu.
- Lập sao lưu không phụ thuộc một nhà cung cấp. Định kỳ xuất dữ liệu chính sang một dịch vụ khác hoặc ổ cứng cất riêng, không cắm thường trực.
- Cho máy chủ cũ "nghỉ hưu" đàng hoàng. Giữ một bản lưu cuối, xoá sạch ổ đĩa đúng cách, ghi lại giờ mọi thứ nằm ở đâu.
Những cái bẫy hay gặp ở công ty nhỏ
Tưởng đồng bộ là sao lưu. Đồng bộ chép luôn cả việc xoá. Một thư mục bị xoá hay bị mã độc tống tiền (ransomware) mã hoá trên một laptop có thể lan sang mọi máy đang đồng bộ.
Để dữ liệu công ty trong tài khoản cá nhân. Tài liệu nằm trong tài khoản đám mây riêng của nhân viên sẽ đi theo người đó khi họ nghỉ.
Nhiều người dùng chung một tài khoản quản trị. Không ai biết ai đổi gì, và mật khẩu rốt cuộc nằm trên mẩu giấy dán màn hình.
Chia sẻ kiểu "ai có link cũng xem được". Tiện khi gửi một file, nguy hiểm nếu thành mặc định. Đường link bị chuyển tiếp đi xa hơn mình tưởng rất nhiều.
Quên mất đường truyền internet. Khi cả việc kinh doanh dựa vào đám mây, một đường cáp quang là điểm hỏng duy nhất. Một gói dữ liệu di động dự phòng là khoản bảo hiểm rẻ.
Đẩy hết lên mà không dọn. Hàng đống file trùng, file cũ từ nhiều năm làm tìm kiếm chậm và phân quyền rối ngay từ ngày đầu.
Không để ý dung lượng tăng. Ảnh, video, tài liệu scan làm đầy dung lượng trả phí nhanh hơn dự tính. Cần thống nhất cái gì đáng giữ.
Không có danh sách việc khi nhân viên nghỉ. Người nghỉ thì tài khoản, đường link chia sẻ, thiết bị đều phải xử lý trong ngày, lần nào cũng vậy.
Giữ việc kinh doanh chạy khi mất mạng
Các thành phố ở Việt Nam nhìn chung có mạng cố định và di động khá tốt, nhưng mất mạng vẫn xảy ra: đứt cáp, mưa bão, sự cố phía nhà mạng. Trước khi lên đám mây, mất mạng thì mất email; sau khi lên đám mây, mất mạng có thể làm đứng cùng lúc bán hàng, kiểm kho và xuất hoá đơn. Chuyện này đáng có một phương án đơn giản thay vì cầu may.
Lớp rẻ nhất là đường truyền thứ hai. Một bộ phát wifi dùng sim hay điện thoại phát mạng với gói dữ liệu đủ dùng có thể giữ các máy quan trọng nhất trực tuyến vài tiếng. Một số router còn tự chuyển sang mạng di động khi đường chính đứt.
Lớp thứ hai là biết thứ gì chạy được khi không có mạng. Nhiều ứng dụng đám mây cho giữ bản sao một số tài liệu trên máy, hoặc cho ghi đơn bán hàng rồi đồng bộ sau. Cần thử trước, vì tính năng chạy ngoại tuyến thường phải bật sẵn trên từng máy.
Lớp thứ ba là phương án giấy cho những việc thật sự sống còn. Một bảng giá in sẵn và mẫu ghi đơn bằng tay nghe có vẻ lạc hậu, nhưng cửa hàng vẫn bán được trong hai tiếng mất mạng thì thiệt ít hơn nhiều so với cửa hàng phải đóng cửa.
Câu hỏi thường gặp
Đám mây có an toàn hơn máy chủ đặt ở văn phòng không?
Về hỏng hóc phần cứng và bảo trì thì thường an toàn hơn, vì nhà cung cấp lớn lo phần cứng và cập nhật tốt hơn một văn phòng nhỏ. Còn bảo mật tài khoản và lỗi chia sẻ thì hoàn toàn tuỳ vào cách mình cài đặt.
Đã lưu trên đám mây rồi còn cần sao lưu không?
Cần. Dịch vụ đám mây chống hỏng phần cứng của chính họ, không chống việc mình lỡ tay xoá, mã độc lan qua đồng bộ hay mất quyền vào tài khoản. Một bản sao độc lập mới giúp mình phục hồi trong những trường hợp đó.
Lên đám mây có tiết kiệm tiền không?
Có khi có, nhưng không tự nhiên mà có. Mình thôi mua máy chủ và thôi tốn công bảo trì, nhưng phí thuê bao trả đều đều và tăng theo số người dùng, dung lượng. Nên so tổng chi phí nhiều năm, tính cả công nhân viên đang bỏ ra cho hệ thống cũ.
Dữ liệu của mình thật ra nằm ở đâu?
Nằm trong trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp, có thể ở Việt Nam hoặc nước ngoài tuỳ dịch vụ và vùng mình chọn. Nếu vị trí lưu trữ quan trọng với hợp đồng hay vì lý do pháp lý, hãy hỏi nhà cung cấp bằng văn bản và tra quy định hiện hành.
Nhân viên nghỉ thì phải gỡ quyền nhanh tới đâu?
Trong ngày, tốt nhất là ngay khi họ kết thúc buổi làm cuối. Đổi các mật khẩu dùng chung họ từng biết, chuyển quyền sở hữu tài liệu của họ sang tài khoản công ty và thu hồi các đường link chia sẻ họ đã tạo.
