Doanh nghiệp đã vượt sức bảng tính khi nhiều người cần sửa cùng một dữ liệu cùng lúc, số liệu giữa các bản file lệch nhau, sai sót chỉ lộ ra lúc chốt sổ cuối tháng, và chỉ một người hiểu nổi đống công thức. Tới lúc đó, file Excel không còn tiết kiệm thời gian nữa mà đang âm thầm tạo ra rủi ro. Cách chữa không phải lúc nào cũng là mua phần mềm mới, nhưng phải bắt đầu từ việc biết mình đang gặp đúng vấn đề nào.
Vì sao bảng tính dùng rất tốt, cho tới khi hết tốt
Bảng tính là công cụ kinh doanh thành công nhất từng có, và điều đó có lý do. Ai cũng tạo được một file trong vài phút, sửa ngay khi việc kinh doanh đổi, nhìn thẳng được mọi con số. Với một cửa hàng mới mở hay một nhóm nhỏ, một file theo dõi đơn hàng, tồn kho, công nợ được giữ gọn gàng thường là lựa chọn đúng, thay nó quá sớm chỉ phí tiền.
Rắc rối đến khi công ty lớn lên, và nó hiếm khi báo trước. Chi nhánh thứ hai được gửi một bản sao. Một bạn bán hàng giữ bản riêng trên laptop. Người này thêm một cột, người kia chỉ sắp xếp một phần bảng, và công thức chạy đúng cho một trăm dòng lặng lẽ bỏ sót dòng thứ một trăm lẻ một.
Không chuyện nào trong số đó ầm ĩ. Mỗi chuyện chỉ sinh ra một lỗi nhỏ được sửa tay. Nhưng việc sửa tay dần thành một công việc vô hình: kế toán mất hai ngày mỗi tháng để khớp các bản file, quản lý phải gọi xuống kho hỏi tồn vì không tin nổi con số trên file.
Thử hình dung một tiệm vật liệu xây dựng gia đình, có một người thu ngân, hai tài xế giao hàng và một kế toán làm bán thời gian. Bao năm nay một file theo dõi ai nợ bao nhiêu là đủ. Rồi tiệm bắt đầu bán gối đầu cho mấy đội thầu nhỏ, mỗi đội có vài công trình, vài người gọi đặt hàng. Chỉ sau một mùa, cột công nợ không còn khớp với số hàng tài xế đã giao thật, và cuối tháng nào cũng thành một vòng gọi điện dò hỏi.
Vậy dấu hiệu thật không nằm ở dung lượng file. Nó nằm ở chỗ phải tốn bao nhiêu công sức con người để giữ cho file còn đáng tin.
Dấu hiệu bảng tính đã thành nút thắt
Có nhiều bản "cuối cùng". File đặt tên kèm ngày, kèm tên người, hay có chữ "final" hai lần nghĩa là không ai biết bản nào đúng.
Người này phải chờ người kia sửa xong. Nhân viên gửi file qua lại hoặc thay phiên nhau vì sửa cùng lúc từng bị ghi đè.
Số liệu giữa các bộ phận không khớp. Bán hàng và kho báo tồn khác nhau cho cùng một mặt hàng.
Lỗi bị phát hiện quá muộn. Sai sót chỉ lòi ra khi chốt sổ cuối tháng, khi làm hồ sơ thuế hoặc khi khách phàn nàn.
Chỉ một người nắm cách làm. Chỉ một nhân viên hiểu công thức và macro. Người đó nghỉ phép là báo cáo đứng.
Câu hỏi đơn giản mà trả lời lâu. Hỏi "khách nào ba tháng nay chưa mua" mà mất cả buổi chiều lọc file.
Mất dấu lịch sử. Không ai biết ai đã sửa giá hay xoá đơn, vào lúc nào.
Phân quyền kiểu được hết hoặc không gì cả. Ai mở file cũng thấy lương, biên lợi nhuận hay số điện thoại khách.
File chậm hoặc treo máy. File lớn nhiều công thức chạy rất ì trên máy tính văn phòng bình thường.
Sao chép, dán đã thành một công việc. Có người mất hàng giờ mỗi tuần chép số từ file này sang file kia, đúng kiểu việc lặp lại dễ gõ nhầm nhất.
Sửa bảng tính trước, chưa vội mua gì
Nhiều doanh nghiệp kéo dài thêm được một hai năm chỉ bằng vài thay đổi có kỷ luật, và chính những thay đổi này giúp lần chuyển đổi sau dễ hơn hẳn.
- Dồn về một file trực tuyến dùng chung. Một bản duy nhất trên đám mây, có lịch sử chỉnh sửa, chấm dứt ngay chuyện "bản nào mới đúng".
- Mỗi loại dữ liệu một trang tính riêng. Khách hàng một trang, sản phẩm một trang, giao dịch một trang, nối với nhau bằng mã chứ không gõ lại tên.
- Dùng mã thay vì gõ chữ tự do. Mỗi khách, mỗi mặt hàng một mã riêng, để "Anh Nam", "Nam Q7" và "chú Nam" không thành ba khách khác nhau.
- Thêm quy tắc nhập liệu. Danh sách thả xuống và kiểm định dạng ngày chặn được phần lớn lỗi gõ phím.
- Khoá công thức và cột nhạy cảm. Khoá ô tính toán; dữ liệu lương hay lợi nhuận để ở file riêng, giới hạn người xem.
- Ghi lại cách file vận hành. Một ghi chú ngắn giải thích từng trang và các công thức chính giúp bớt phụ thuộc một người.
- Mỗi quý rà cấu trúc một lần. Bỏ cột không dùng, kiểm xem dòng tổng còn bao hết các dòng không.
Bảng tính, phần mềm làm sẵn hay hệ thống viết riêng?
Định hướng sơ bộ theo tình huống. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ thuộc hai dòng đầu.
| Tình huống của mình | Thường hợp hơn | Cần coi chừng |
|---|---|---|
| Một điểm bán, vài nhân viên, bán hàng và kho đơn giản | Một file dùng chung giữ có kỷ luật | Lớn lên mà không để ý các dấu hiệu |
| Nhiều người nhập đơn mỗi ngày, một hai chi nhánh | Phần mềm bán hàng hoặc quản lý kho làm sẵn | Chọn theo số tính năng thay vì sự dễ dùng hằng ngày |
| Nhu cầu kế toán, báo cáo thuế thông thường | Phần mềm kế toán làm sẵn mà kế toán trong nước quen dùng | Số liệu bán hàng và kế toán không khớp |
| Quy trình đặc thù là lợi thế cạnh tranh | Lõi làm sẵn cộng phần viết thêm nhỏ | Phần viết thêm phình thành làm lại từ đầu |
| Vận hành phức tạp, nhiều địa điểm | Hệ thống tích hợp lớn hơn, có chuyên gia đi cùng | Đánh giá thấp công chuyển dữ liệu và đào tạo |
Chuyển dữ liệu mà không làm mất lòng tin vào nó
Tới lúc phải chuyển, rủi ro chính không nằm ở phần mềm mới mà ở dữ liệu cũ. Dữ liệu nhập sang mang theo mọi sự lộn xộn mà bảng tính từng chịu đựng: khách trùng, một mặt hàng hai mã, công nợ ghi trong ô ghi chú chứ không nằm trong cột nào. Nhập nguyên đống lộn xộn đó sang thì chưa tới một tuần, nhân viên đã không tin hệ thống mới.
Vì vậy phải dọn trước khi chuyển. Chọn một ngày chốt, đóng băng cấu trúc cũ, gộp khách trùng, quyết định lịch sử nào đáng mang theo. Thường chỉ cần giao dịch một hai năm gần nhất, các file cũ hơn lưu trữ ở chế độ chỉ xem.
Rồi cho cũ và mới chạy song song một thời gian ngắn, ví dụ qua một lần chốt sổ cuối tháng, và so các con số tổng. Chênh lệch chắc chắn sẽ có. Mỗi chỗ chênh là một dịp để biết hệ thống mới cài sai, hay file cũ đã âm thầm sai từ lâu.
Cuối cùng, cho bảng tính "nghỉ hưu" vào một ngày rõ ràng. Để cả hai cùng sống thì mọi người sẽ tiếp tục cập nhật cái quen tay, và công ty lại quay về cảnh hai phiên bản sự thật.
Câu hỏi thường gặp
Google Sheets có hơn Excel cho doanh nghiệp nhỏ không?
Để nhiều người cùng sửa và có lịch sử phiên bản thì các công cụ trực tuyến như Google Sheets hay Excel bản online thường tiện hơn gửi file qua lại. Tính toán nặng hoặc file rất lớn thì Excel trên máy thường nhanh hơn. Điều quan trọng hơn là dùng một bản chung duy nhất, không phải chọn hãng nào.
Bảng tính bao nhiêu dòng thì là quá nhiều?
Không có con số chung; vấn đề phụ thuộc nhiều hơn vào số người cùng sửa và độ phức tạp của công thức. Một file năm mươi nghìn dòng gọn gàng vẫn chạy ổn, còn một file hai nghìn dòng mà năm người cùng sửa có thể rối tung.
Có dùng song song bảng tính với phần mềm mới được không?
Để phân tích hay làm báo cáo một lần thì được, bằng cách xuất dữ liệu từ phần mềm ra. Còn nhập liệu hằng ngày thì không; một dữ liệu chỉ nên nhập ở một nơi, không thì các bản sẽ lại lệch nhau.
Ai nên dọn dữ liệu trước khi chuyển?
Những người hiểu sổ sách nhất, thường là kế toán và một nhân viên bán hàng lâu năm, cộng một người kỹ tính đặt quy tắc. Người ngoài có thể giúp bằng công cụ nhưng không biết được trong hai khách na ná nhau thì ai là thật.
File có nhiều macro có phải dấu hiệu nên chuyển?
Bản thân macro thì không, nhưng macro chỉ một người sửa được là rủi ro phụ thuộc. Nếu người đó vắng mặt mà việc kinh doanh đứng lại, hoặc phải ghi chép macro thật kỹ, hoặc chuyển quy trình sang phần mềm có người hỗ trợ.
