Trước khi ký mua bất kỳ phần mềm nào, cần kiểm năm điều: chạy thử bằng dữ liệu thật trên ba việc làm nhiều nhất mỗi ngày, xuất được toàn bộ dữ liệu ra dạng dùng lại được, tổng chi phí một năm sau khi cộng số người dùng và các gói thêm, ai hỗ trợ và hỗ trợ nhanh tới đâu, và nếu muốn bỏ thì bỏ thế nào. Phần lớn các lần mua hớ đến từ một buổi demo quá đẹp, chứ không phải từ phần mềm tệ.
Vì sao buổi demo là phần dễ đánh lừa nhất khi mua phần mềm
Buổi demo của bên bán là một con đường đã tập dượt sẵn. Người tư vấn biết màn hình nào chạy nhanh, báo cáo nào trông ấn tượng, tính năng nào còn sượng, và buổi demo cứ thế lướt qua chỗ sượng. Đó không hẳn là gian dối, chỉ là bản chất của việc bán hàng. Rắc rối nằm ở chỗ chủ doanh nghiệp nhỏ thường chốt luôn trong buổi đó, vì đó là lần duy nhất có người ngồi xem phần mềm cho kỹ.
Thứ buổi demo không bao giờ cho thấy là "bãi chiến trường" dữ liệu của chính mình. Danh sách khách bị trùng, mã hàng đã đổi hai lần, chi nhánh này ghi ngày kiểu khác chi nhánh kia, còn bạn sales giỏi nhất thì ghi chú khách trong app trên điện thoại. Phần mềm chạy mượt với dữ liệu mẫu có thể thành cực hình khi gặp dữ liệu thật. Tuần đầu nhập liệu thường lộ ra nhiều điều hơn cả quá trình tư vấn.
Buổi demo cũng giấu đi nhịp làm việc hằng ngày. Một tính năng mỗi tháng dùng một lần thì vụng chút cũng không sao. Nhưng màn hình mà thu ngân mở hai trăm lần một ngày thì phải nhanh, dễ đọc trên đúng cái máy họ đang dùng, và cho sửa khi bấm nhầm. Thêm mười giây cho một thao tác lặp đi lặp lại là mất cả giờ mỗi ngày, và tệ hơn, nhân viên lặng lẽ quay lại cuốn sổ cũ.
Vì vậy, hãy xem buổi demo như tờ rơi quảng cáo, không phải bằng chứng. Bằng chứng đến từ đợt dùng thử mà chính nhân viên làm việc thật, với dữ liệu thật, trên đúng máy tính và điện thoại đang có, kể cả cái máy cũ chạy ì ạch ở phòng kế toán.
Quy trình chọn phần mềm mà một nhóm nhỏ làm được
Cách làm dưới đây hợp với công ty từ năm tới năm mươi người, thường mất ba đến sáu tuần. Nó cố tình nhàm chán, vì chính sự nhàm chán giữ tiền cho mình.
- Ghi ra ba đến năm việc lặp lại nhiều nhất. Ghi việc chứ không ghi tính năng: "xuất hoá đơn cho khách quen", "xem tồn kho trước khi hứa ngày giao". Ở bước này, tần suất quan trọng hơn mức độ to tát.
- Giao cho một người chịu trách nhiệm chính. Người đó phải dùng hệ thống hằng ngày và có thời gian thử. Hội đồng không có ai cầm trịch thường kết thúc bằng việc mua thứ sếp vừa xem gần nhất.
- Chỉ chọn hai, ba phương án, đừng mười. Hỏi người cùng ngành đang dùng gì và hối hận điều gì. Lời hối hận có ích hơn lời khen.
- Dùng thử bằng dữ liệu thật. Nhập một phần danh sách khách, mã hàng hoặc đơn hàng thật vào. Bên bán không cho dùng thử thật thì đó cũng là một thông tin đáng cân nhắc.
- Để chính người dùng làm việc thật. Quan sát chỗ họ khựng lại, chỗ họ với tay lấy giấy bút, bước nào họ bỏ qua. Đừng làm hộ, vì sau này mình cũng không đứng cạnh họ.
- Thử đường ra trước đường vào. Xuất toàn bộ dữ liệu đã nhập trong đợt thử, mở bằng Excel hoặc Google Sheets, kiểm tên khách, ngày tháng, số tiền còn nguyên vẹn không.
- Đòi báo giá cả năm bằng văn bản. Báo giá phải gồm số người dùng, số chi nhánh, dung lượng, gói thêm và hỗ trợ trong mười hai tháng. So tổng tiền cả năm, đừng so con số theo tháng in to trên trang chủ.
Nếu hai phương án ngang nhau, chọn cái mà nhân viên ít rành máy tính nhất thấy dễ dùng hơn. Chính người đó quyết định hệ thống sống hay chết.
Những khoản chi phí ẩn ít khi ghi trên bảng giá
Giá tính theo đầu người dùng. Giá rẻ cho ba tài khoản sẽ khác hẳn khi nhân viên thời vụ, kế toán, quản lý chi nhánh đều cần đăng nhập.
Các phân hệ bán thêm. Kho, lương, kết nối hoá đơn điện tử, báo cáo nhiều chi nhánh hay bị tách ra bán riêng. Hỏi thẳng: trong năm việc chính của mình, việc nào cần mua thêm.
Chuyển dữ liệu cũ sang. Đưa dữ liệu nhiều năm từ file cũ sang là việc thật, phải có người làm sạch, khớp cột và kiểm lại, dù là nhân viên mình hay thuê ngoài.
Thời gian đào tạo. Mỗi giờ nhân viên ngồi học là một giờ không phục vụ khách. Tính cho thật, nhất là đừng triển khai vào mùa cao điểm.
Phí kết nối. Nối với ngân hàng, sàn thương mại điện tử hay phần mềm kế toán có khi cần gói kết nối trả phí hoặc phải viết thêm.
Nâng cấp máy móc. Máy tính văn phòng đời cũ hay điện thoại cấu hình thấp có thể chạy ứng dụng web mới rất chậm. Thử trên cái máy yếu nhất công ty.
Tăng giá khi gia hạn. Giá ưu đãi năm đầu sẽ hết. Hỏi giá gia hạn được tính ra sao và có báo trước bao lâu không.
Chi phí rời đi sau này. Nếu muốn bỏ mà mất cả mấy tháng trời, khoản chi phí tương lai đó phải được tính vào lúc so sánh hôm nay.
Nên hỏi bên bán những gì, và câu trả lời thế nào là ổn
Hỏi bằng email hoặc tin nhắn để có văn bản lưu lại. Trả lời mập mờ chưa chắc là có ý xấu, nhưng luôn là rủi ro.
| Câu hỏi | Dấu hiệu tốt | Dấu hiệu đáng ngại |
|---|---|---|
| Có tự xuất toàn bộ dữ liệu bất cứ lúc nào được không? | Được, ra định dạng phổ biến, không tính phí, chỉ cách làm luôn | "Cần thì bên em xuất giúp anh chị" |
| Dữ liệu lưu ở đâu, ai được truy cập? | Nói rõ nơi lưu, phân quyền, cách sao lưu | Toàn câu chữ quảng cáo, không có chi tiết |
| Ngừng trả phí thì dữ liệu ra sao? | Vẫn xem được hoặc có một thời hạn để xuất dữ liệu | Xoá ngay hoặc nói không rõ |
| Hỗ trợ qua kênh nào, nhanh tới đâu? | Có kênh cụ thể, cam kết thời gian phản hồi, hỗ trợ tiếng Việt | "Cứ liên hệ bên em bất cứ lúc nào" |
| Việc chính nào của mình phải mua thêm gói? | Liệt kê thẳng theo từng việc | Lảng đi, chào gói lớn hơn |
| Cho nói chuyện với một khách hàng giống mình được không? | Giới thiệu khách cùng ngành, cùng quy mô | Chỉ kể tên thương hiệu lớn |
| Tăng giá thì báo trước thế nào? | Có thời hạn báo trước và chính sách rõ ràng | "Bên em ít khi tăng giá lắm" |
Lưu các câu trả lời này cùng hợp đồng. Một năm sau có chuyện, đó là bằng chứng duy nhất về những gì mình từng được hứa.
Tính đường lui trước khi tính chuyện triển khai
Bị "khoá chân" vào một nhà cung cấp (vendor lock-in) hiếm khi đến từ một điều khoản ghê gớm nào. Nó tích dần: trường dữ liệu riêng chỉ bên bán sửa được, báo cáo không xuất ra đâu khác được, quy trình gắn chặt vào cổng thanh toán của họ. Hai năm sau, cả công ty vận hành bằng thói quen nằm trong một sản phẩm, và muốn bỏ thì thấy không nổi, kể cả khi dịch vụ đã kém đi.
Cách phòng đơn giản nhất là nắm dữ liệu trong tay thật, không chỉ trên giấy. Mỗi tháng xuất danh sách khách, mã hàng và giao dịch về một thư mục công ty tự quản. Việc này tốn vài phút, nhưng biến một thảm hoạ thành một phiền toái nếu bên bán tăng giá, bị mua lại hay đóng cửa.
Tài khoản quản trị cao nhất phải đứng tên công ty. Chuyện tài khoản admin gắn với email cá nhân của một nhân viên đã nghỉ việc là rất hay gặp và rất mệt. Dùng một email chung của công ty cho tài khoản chủ, bật xác thực hai lớp, ghi lại ai giữ quyền gì.
Cuối cùng, đọc kỹ phần chấm dứt hợp đồng và phần dữ liệu trước khi ký, dù các phần khác có đọc như tiếng pháp lý khó hiểu. Chỗ nào chưa rõ thì đề nghị bên bán giải thích bằng văn bản, hoặc nhờ luật sư xem qua. Một khoản phí nhỏ bây giờ rẻ hơn nhiều so với việc phải đi thương lượng để lấy lại chính dữ liệu của mình.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm miễn phí có hợp với doanh nghiệp nhỏ không?
Có thể hợp nếu nhu cầu đơn giản, nhưng cần xem ai duy trì phần mềm, có xuất được dữ liệu không, và khi vượt giới hạn gói miễn phí thì sao. Bản miễn phí hay giới hạn số người dùng hoặc dung lượng, tới lúc công ty lớn lên mới thấy vướng.
Nên dùng thử phần mềm trong bao lâu?
Đủ dài để đi qua ít nhất một chu kỳ quan trọng, như chốt sổ cuối tháng hay một cuối tuần đông khách. Hai tuần dùng thật thường lộ ra nhiều hơn hai tháng bấm thử cho có.
Nên mua một hệ thống trọn gói hay nhiều công cụ chuyên biệt?
Hệ thống trọn gói đỡ chuyện kết nối nhưng phụ thuộc một nhà cung cấp cho mọi thứ. Nhiều công cụ thì linh hoạt nhưng phải có người lo dữ liệu chạy qua lại. Công ty nhỏ không có người làm IT thường hợp với ít thành phần, đơn giản.
Bên bán không cho dùng thử bằng dữ liệu thật thì sao?
Hỏi lý do và đề nghị dùng một phần dữ liệu đã ẩn bớt thông tin khách. Nếu vẫn từ chối thì nên cân nhắc nghiêm túc, vì mình sẽ chỉ biết phần mềm có hợp hay không sau khi đã trả tiền.
Có cần thuê tư vấn để chọn phần mềm không?
Với nhu cầu nhỏ, phổ biến và có một người cầm trịch thì thường không cần. Tư vấn có ích khi quy trình phức tạp, nhiều chi nhánh dùng chung dữ liệu hoặc hợp đồng lớn; nhớ hỏi rõ họ có nhận hoa hồng từ bên mình được giới thiệu không.
