Quy tắc sao lưu 3-2-1 nghĩa là giữ ba bản dữ liệu quan trọng, trên hai loại thiết bị lưu trữ khác nhau, trong đó một bản để ở nơi khác, cách xa nhà hay văn phòng. Với điện thoại, laptop hay văn phòng nhỏ, thường là: dữ liệu gốc, một bản sao lưu tại chỗ trên ổ cứng gắn ngoài hoặc ổ mạng, và một bản sao lưu trực tuyến có lưu lịch sử phiên bản. Khâu gần như ai cũng bỏ qua là thử khôi phục xem có thật sự lấy lại được không.
Đồng bộ không phải là sao lưu. File bị xoá hay bị mã độc tống tiền mã hoá thì đồng bộ sẽ chép y nguyên cái hỏng đó đi khắp nơi. Sao lưu thật phải giữ được các phiên bản cũ, và ít nhất một bản phải ngoại tuyến hoặc được bảo vệ để mã độc trên máy không với tới.
3-2-1 nghĩa là gì và vì sao có từng con số
Quy tắc này cũ và đơn giản, nên mới sống lâu. Ba bản, vì bản nào cũng có thể hỏng: bản gốc trên máy cộng hai bản sao lưu. Hai loại thiết bị lưu trữ, vì đồ cùng loại hay hỏng cùng lúc; hai ổ cứng gắn ngoài mua cùng ngày, cất chung một ngăn kéo thì chịu chung một kiểu rủi ro. Một bản để nơi khác, vì cháy, ngập, trộm hay vỡ ống nước có thể xoá sạch mọi thứ trong một toà nhà.
Mỗi con số chống một kiểu tai hoạ. Bản dư chống ổ hỏng hay laptop bị trộm. Loại thiết bị thứ hai chống sự cố hay đợt tấn công nhắm vào một kiểu hệ thống. Bản để nơi khác chống mất trắng cả một chỗ.
Mối đe doạ thời nay đòi thêm một điều: ít nhất một bản phải không sửa được hoặc ngoại tuyến. Mã độc tống tiền (ransomware) mã hoá mọi file nó với tới, kể cả bản sao lưu trên ổ cắm thường trực. Một ổ mình rút ra sau mỗi lần sao lưu, hay bản sao lưu trực tuyến giữ phiên bản cũ mà kẻ tấn công không xoá được, sẽ sống sót khi các bản đang cắm không còn.
Có người gọi là 3-2-1-1-0: số 1 thêm cho bản ngoại tuyến hoặc không sửa được, số 0 là không lỗi khi thử khôi phục. Không cần thuộc cái nhãn. Cần có thói quen.
Đồng bộ, sao lưu và lưu trữ lâu dài là ba chuyện khác nhau
Nhiều người tưởng mình có sao lưu trong khi chỉ có đồng bộ. Khác biệt này lộ ra đúng vào ngày có chuyện.
| Loại | Làm gì | Chống được | Không chống được |
|---|---|---|---|
| Đồng bộ | Giữ cùng một bộ file giống hệt nhau trên nhiều máy | Mất một thiết bị | Xoá nhầm, ghi đè, mã độc tống tiền, vì chúng được chép đi khắp nơi |
| Sao lưu có phiên bản | Chép bản sao và giữ phiên bản cũ theo lịch | Mất máy, xoá nhầm, nhiều vụ mã độc tống tiền | Mất hết nếu mọi bản chung một chỗ hay một tài khoản |
| Sao lưu ngoại tuyến hoặc không sửa được | Bản sao mà máy tính của mình không sửa được | Mã độc tống tiền, cố ý xoá, thao tác nhầm | Mất vật lý nếu để chung một toà nhà |
| Lưu trữ lâu dài | Cất lâu dài dữ liệu đã xong, ít khi cần | Hết dung lượng, lỡ tay sửa | Mọi thứ nếu không bao giờ kiểm; thiết bị cũ có thể hỏng âm thầm |
Ổ đám mây thường có lịch sử phiên bản và thùng rác trong một thời gian giới hạn. Xem dịch vụ mình dùng giữ bao lâu; đó là một phần lưới an toàn, nhưng chưa phải một kế hoạch sao lưu trọn vẹn.
Sao lưu điện thoại cho đúng
Bật sao lưu đám mây của nền tảng. Nó lưu cài đặt, dữ liệu ứng dụng và thường cả tin nhắn. Kiểm xem lần sao lưu gần nhất có thật sự xong không, đừng chỉ thấy công tắc đang bật là yên tâm.
Sao lưu ảnh và video riêng. Thư viện ảnh thường là dữ liệu nặng nhất và quý nhất. Dùng dịch vụ sao lưu ảnh và kiểm xem có giữ bản chất lượng gốc không nếu mình cần.
Ứng dụng chat cần sao lưu riêng. Nhiều ứng dụng nhắn tin lưu lịch sử riêng và bắt mình bật chức năng sao lưu ngay trong ứng dụng. Không bật thì đổi máy mới có thể thấy khung chat trống trơn.
Giữ thêm một bản cho ảnh không thể chụp lại. Thỉnh thoảng tải về máy tính hay ổ cứng gắn ngoài. Một tài khoản đám mây vẫn chỉ là một chỗ.
Bảo vệ tài khoản đám mây. Mật khẩu mạnh và xác thực hai lớp. Mất tài khoản là mất luôn bản sao lưu bên trong.
Để ý giới hạn dung lượng. Dung lượng miễn phí đầy là sao lưu thường dừng lặng lẽ. Một thông báo bị lờ đi có thể là mấy tháng không có bản sao lưu nào.
Nắm rõ các ứng dụng xác thực. Ứng dụng xác thực và ứng dụng ngân hàng có thể không tự chuyển sang máy mới. Đọc hướng dẫn riêng của chúng trước khi khôi phục cài đặt gốc hay đổi điện thoại.
Cách thiết lập thực tế cho văn phòng nhỏ
Cách này hợp với văn phòng năm đến hai mươi người, có file dùng chung và phần mềm kế toán.
- Liệt kê những gì thật sự cần bảo vệ. Dữ liệu kế toán, hợp đồng, hồ sơ khách hàng, file thiết kế, email. Ghi rõ hiện mỗi thứ nằm ở đâu.
- Gom công việc chung về một chỗ. File rải rác trên laptop của từng người thì không sao lưu đáng tin được. Dùng ổ dùng chung hoặc không gian làm việc đám mây.
- Thêm sao lưu tự động hằng ngày có giữ phiên bản. Vào ổ lưu trữ mạng đặt tại văn phòng hoặc dịch vụ sao lưu trực tuyến, giữ phiên bản của vài tuần.
- Tạo một bản ngoại tuyến hoặc không sửa được. Một ổ cứng gắn ngoài luân phiên mang về nhà hay khoá trong tủ, hoặc bản sao lưu đám mây có chế độ chống xoá.
- Sao lưu phần mềm kế toán theo đúng cách của hãng. Nhiều phần mềm kế toán cần dùng chức năng sao lưu riêng mới ra được bản sao nhất quán. Hỏi nhà cung cấp.
- Giao trách nhiệm cho một người. Một người mỗi tuần kiểm xem sao lưu có chạy không và là người nhận cảnh báo lỗi.
- Vài tháng thử khôi phục một lần. Khôi phục một thư mục và dữ liệu kế toán sang máy dự phòng rồi mở ra xem. Ghi lại mất bao lâu.
Mã hoá các ổ sao lưu mang ra khỏi văn phòng. Một ổ đầy dữ liệu khách hàng bị đánh rơi tự nó đã là một sự cố bảo mật.
Thử khôi phục: bằng chứng duy nhất có giá trị
Rất nhiều công ty phát hiện bản sao lưu không dùng được đúng vào ngày cần tới nó. Phần mềm sao lưu vẫn hiện dấu tích xanh, nhưng nó đang chép một thư mục rỗng từ khi máy chủ bị đổi tên, hoặc ổ cứng gắn ngoài đã đầy từ mấy tháng trước, hoặc không ai biết mật khẩu của bản sao lưu đã mã hoá.
Thử khôi phục biến giả định thành sự thật. Chọn một ngày, khôi phục file thật sang một chỗ khác rồi mở ra. Với dữ liệu kế toán, nhờ kế toán mở bản đã khôi phục ngay trong phần mềm. Với điện thoại, xem thử một máy mới thật sự nhận lại được những gì.
Bấm giờ khi thử. Nếu khôi phục ổ dùng chung mất hai ngày, thì đó là thời gian văn phòng tê liệt sau một sự cố. Biết trước điều này giúp quyết định từ trước dữ liệu nào phải lấy lại đầu tiên.
Vừa làm vừa ghi các bước, kể cả mật khẩu cất ở đâu, dữ liệu nằm đâu, gọi ai. Lúc sự cố thật người ta rối, và một trang hướng dẫn khôi phục đáng giá hơn mọi tính năng của phần mềm sao lưu.
Câu hỏi thường gặp
Lưu trên đám mây đã đủ là sao lưu chưa?
Thường là chưa, nhất là khi đó là đồng bộ chứ không phải sao lưu. Cần thêm lịch sử phiên bản và một bản thứ hai không nằm chung một tài khoản.
Bao lâu nên sao lưu một lần?
Bằng khối lượng công việc mình chịu mất được. Văn phòng thường sao lưu tự động hằng ngày; ảnh cá nhân thì sao lưu điện thoại tự động cộng thỉnh thoảng chép ra ổ cứng.
Ổ cứng gắn ngoài có dùng mãi được không?
Không. Mọi thiết bị lưu trữ rồi cũng hỏng, có khi không báo trước. Kiểm ổ sao lưu định kỳ, thay ổ cũ, và đừng bao giờ chỉ giữ một bản trên một ổ.
Mã độc tống tiền có mã hoá được bản sao lưu không?
Có, nếu bản sao lưu cắm thường trực hoặc vào được bằng cùng thông tin đăng nhập. Hãy giữ một bản ngoại tuyến hoặc trong dịch vụ sao lưu bảo vệ phiên bản cũ khỏi bị xoá.
Đổi điện thoại thì sao lưu lịch sử chat thế nào?
Mở cài đặt của chính ứng dụng chat, dùng chức năng sao lưu của nó trước khi đổi máy, rồi làm theo các bước khôi phục trên máy mới. Kiểm chắc bản sao lưu đã xong rồi mới khôi phục cài đặt gốc máy cũ.
