Việc đầu tiên nên giao cho tác tử AI là việc lặp lại, có quy tắc rõ, dùng thông tin mà tác tử thật sự với tới được, và cho ra kết quả dễ kiểm, dễ hoàn tác. Gom dữ liệu vào bảng tính, phân loại chứng từ gửi tới, soạn sẵn thư trả lời, theo dõi trang web công khai là những ví dụ tốt. Việc chuyển tiền, hứa hẹn với khách, xoá dữ liệu hay đánh giá con người thì chưa nên giao khi mình chưa có kinh nghiệm và chưa có lớp kiểm soát chắc.
Nhiều nhóm bắt đầu ngược: chọn đúng quy trình nhức đầu, phức tạp nhất vì đó là chỗ giấc mơ tự động hoá nghe đáng giá nhất. Rồi tác tử hỏng theo những kiểu khó hiểu, niềm tin sụp, thử nghiệm dừng. Bắt đầu nhỏ và nhàm không phải nhát; đó là cách học xem công cụ thật sự làm được gì trong môi trường của mình.
Đem đầu việc qua mấy câu hỏi thử
Trước khi giao bất kỳ việc gì, đem nó qua mấy câu hỏi sau. Việc có lặp lại thường xuyên không? Việc làm hằng ngày, hằng tuần cho tác tử nhiều cơ hội chứng tỏ, cho mình đủ mẫu để đánh giá; việc mỗi năm một lần thì hiếm khi đáng công cài đặt. Quy tắc có đủ rõ để viết ra không? Giải thích được cho nhân viên mới trong một trang giấy thì tác tử có lẽ làm theo được; còn kiểu “làm lâu tự biết” thì chưa.
Tác tử có với tới thứ nó cần không? Thông tin nằm trong đầu ai đó, trong hồ sơ giấy, hay trong một hệ thống không kết nối được thì nằm ngoài tầm. Tác tử không đoán được thứ nó không nhìn thấy. Kết quả có dễ kiểm không? Bảng tổng tiền hoá đơn trích ra thì kiểm mẫu vài phút là xong; một khuyến nghị chiến lược thì không.
Hành động có hoàn tác được không? Email nháp xoá được; email đã gửi thì không. Ưu tiên việc mà tác tử chuẩn bị còn người chốt. Sai lầm tệ nhất có thể xảy ra là gì? Hình dung tác tử làm hỏng vào đúng hôm bận rộn. Hậu quả chỉ là một lần sửa bực mình thì cứ làm. Hậu quả là mất khách hay mất tiền thì khoan.
Cuối cùng: ai đứng tên kết quả, và sau khi tính cả thời gian duyệt thì có thật sự đỡ việc không? Mỗi việc giao đi cần một người cụ thể duyệt và chịu trách nhiệm. Kiểm việc của tác tử mất thời gian ngang tự làm thì giao đi chẳng để làm gì.
Những việc nên giao đầu tiên, kèm ví dụ
Gom và sắp xếp thông tin là điểm khởi đầu kinh điển. Một cửa hàng nội thất nhỏ có thể nhờ tác tử đọc bảng giá nhà cung cấp gửi kèm email mỗi tuần và cập nhật vào một bảng so sánh duy nhất. Tác tử lo phần chép chép dán dán mệt mỏi; chủ cửa hàng liếc qua chỗ thay đổi rồi quyết nhập gì.
Tiếp theo là phân loại và chuyển chứng từ. Tác tử đọc thư gửi tới hộp thư chung, gắn nhãn theo loại (đơn hàng, khiếu nại, hoá đơn, thư rác), cất tệp đính kèm vào đúng thư mục. Sai thì thấy ngay mà vô hại: thư gắn nhầm nhãn chỉ việc chuyển lại.
Soạn bản nháp là một điểm ngọt khác. Với câu hỏi khách hay lặp lại, tác tử nháp thư trả lời bằng văn bản chính sách đã duyệt rồi để vào thư mục nháp. Nhân viên đọc rồi bấm gửi. Dần dần mình sẽ thấy loại câu hỏi nào tác tử xử lý tốt, loại nào nó lóng ngóng.
Theo dõi thông tin và viết mã: thêm điểm khởi đầu tốt
Theo dõi thông tin công khai cũng hợp: canh thay đổi trên trang bảng giá công bố của nhà cung cấp, gom tin nhắc tới thương hiệu mình, hay xem cổng thông tin nhà nước đã đăng biểu mẫu mới chưa. Tác tử báo; người làm.
Nhóm có người kỹ thuật thì tác tử lập trình sửa lỗi nhỏ, viết kiểm thử hay cập nhật tài liệu thường là điểm khởi đầu hiệu quả nhất, vì kết quả được kiểm thử tự động trước khi chạy thật.
Giao ngay, giao sau, giữ ở người
Cách xếp sơ bộ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ mới bắt đầu với tác tử.
| Nhóm | Ví dụ | Vì sao |
|---|---|---|
| Giao ngay, kiểm mẫu | Nhập liệu từ chứng từ, phân loại hộp thư, tóm tắt tìm hiểu kèm đường dẫn, theo dõi trang công khai | Lặp lại, kết quả nhìn thấy được, dễ hoàn tác |
| Giao nhưng duyệt từng hành động | Nháp thư trả lời khách, xếp lịch họp, cập nhật mô tả sản phẩm trên website | Có ích nhưng chạm tới khách hàng hoặc nội dung công khai |
| Giao sau, khi đã có kinh nghiệm | Đặt vật tư trong hạn mức ngân sách, phát hành văn bản theo mẫu, cập nhật hồ sơ trong hệ thống lõi | Có hậu quả thật; cần nhật ký, hạn mức và thành tích đã kiểm chứng |
| Giữ ở người lúc này | Thanh toán và hoàn tiền, hợp đồng và đàm phán, tuyển dụng và đánh giá nhân sự, xoá hồ sơ | Không đảo ngược được, nhạy cảm pháp lý, hoặc liên quan tới con người |
Chỉ chuyển một việc sang hàng khác khi đã có nhiều tuần nhật ký cho thấy tác tử làm ổn định.
Những việc nên để tác tử tránh xa lúc này
Chuyển tiền hay duyệt thanh toán. Khâu thanh toán là mục tiêu số một của lừa đảo và gần như không đảo ngược được. Giữ ở người, khoản lớn thì hai người duyệt.
Đưa ra cam kết với khách. Giảm giá, ngày giao, hoàn tiền, bảo hành phải do người hiểu chính sách và các ngoại lệ của nó quyết.
Xoá hay ghi đè dữ liệu. Cho tác tử quyền đọc, hoặc quyền tạo bản ghi mới, đừng cho quyền huỷ bản ghi cũ.
Đánh giá con người. Lọc ứng viên, đánh giá nhân viên, quyết ai được cho nợ dính tới công bằng và nghĩa vụ pháp lý mà tác tử không gánh được.
Việc đòi tài khoản không giới hạn được quyền. Cách duy nhất để tác tử làm việc là đưa nguyên mật khẩu quản trị thì việc đó chưa sẵn sàng.
Phát ngôn công khai. Đăng bài thay công ty, trả lời báo chí hay phản hồi khiếu nại nơi công cộng nên để người có trách nhiệm làm.
Việc mà mình không xem được đã xảy ra gì. Công cụ không để lại nhật ký hành động thì có chuyện cũng không điều tra được, nên đừng giao cho nó việc gì quan trọng.
Viết bản giao việc cho tác tử thế nào?
Một bản giao việc tốt giống bản hướng dẫn cho nhân viên thời vụ: ngắn, cụ thể, có ranh giới.
- Nêu mục tiêu và kết quả cần có. Ví dụ: “Mỗi sáng thứ hai, cập nhật bảng so sánh giá từ email nhà cung cấp tuần trước; kết quả là bảng đã cập nhật và danh sách dòng thay đổi.”
- Liệt kê nguồn được dùng. Đúng hộp thư nào, thư mục nào, trang web nào. Ngoài danh sách thì không đụng.
- Ghi rõ những gì không được làm. Không gửi email, không xoá dòng cũ, không đoán giá khi tệp không rõ.
- Dặn cách xử lý khi gặp chỗ mơ hồ. Đánh dấu dòng đó và ghi lý do, thay vì tự quyết.
- Quy định cách báo cáo. Một bản tóm tắt ngắn: đã làm gì, bỏ qua gì, cần người xem gì.
- Ghi tên người duyệt. Ai đọc báo cáo, trong bao lâu, và ai được quyền dừng tác tử.
Bản giao việc này cũng là thứ đầu tiên cần xem lại khi tác tử làm sai: phần lớn lỗi đến từ chỗ mô tả còn mơ hồ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bắt đầu bằng việc tốn thời gian nhất không?
Không nên nếu việc đó phức tạp hay rủi ro. Bắt đầu bằng việc đơn giản, lặp lại, dễ đo thành công, học cách tác tử cư xử, rồi mới tiến tới quy trình lớn hơn.
Tác tử có xử lý được việc dính tới giấy tờ không?
Chỉ khi giấy tờ đã được quét hoặc chụp vào hệ thống nó đọc được. Chất lượng bản quét rất quan trọng; ảnh mờ và chữ viết tay gây nhiều lỗi hơn, nên tính sẵn bước người kiểm.
Lúc đầu nên giao bao nhiêu việc?
Một, cùng lắm hai. Chạy một việc trong vài tuần dạy mình nhiều hơn là tung năm việc cùng lúc rồi không biết việc nào gây chuyện.
Nhân viên thấy tác tử giành việc của mình thì sao?
Cho họ cùng chọn việc; họ biết việc vặt nào ngán nhất. Nói thật về kế hoạch, và nói rõ việc duyệt, xử lý ngoại lệ, làm việc với khách vẫn là việc của người.
Chăm sóc khách hàng có phải việc đầu tiên tốt cho tác tử không?
Nháp câu trả lời cho nhân viên duyệt là khởi đầu hợp lý. Để tác tử trả lời thẳng khách, nhất là chuyện tiền hay khiếu nại, thì nên chờ khi đã có kinh nghiệm và văn bản chính sách rõ ràng.
Khi nào thì một việc được nới thêm quyền tự chủ?
Khi nhật ký nhiều tuần cho thấy kết quả đều, lỗi hiếm và đều bị bước kiểm bắt được, và cái giá của lỗi còn sót là chấp nhận được. Nới quyền có chủ đích và vẫn tiếp tục theo dõi.
